Scadenta sau termenul de plată este un criteriu esențial în orice  act sau document oficial. Devine și mai semnificativ și chiar critic atunci când documentul tratează informații legate de obținerea unor bani.

Factura este unul dintre documentele esențiale care poate include aspectul scadenței, mai ales că reprezintă o obligație legală pentru client de a rambursa vânzătorului suma de bani pentru produsele livrate sau serviciile prestate. Cu toate acestea, scadenta nu poate fi nelimitată întrucât acest lucru poate genera litigii complicate într-o etapă ulterioară ori poate influența cash-flow-ul vânzătorului.

Ce reprezintă scadenta?

Scadenta se referă la data (înscrisă sau nu în factură) până la care debitorul este obligat să își achite factura. Orice depășire a datei scadente atrage după sine penalizări de întârziere, în funcție de cum s-a stabilit anterior în contract.

Ce importanță are scadenta în managementul creanțelor?

Afacerile pot supraviețui fără să obțină profit, dar nu și fără să dispună de flux de numerar. Pentru ca un business să fie de succes, printre altele, sunt necesare un management eficient al creanțelor și al laturii financiare (în mod special, al fluxului de numerar). Totodată, managementul fluxului de numerar constă în monitorizarea, controlul, luarea deciziilor și utilizarea inteligentă a finanțelor companiei. În ciuda importanței gestionării financiare, fluxul de numerar este adesea pierdut din vedere de foarte mulți antreprenori. 

După lansarea unei afaceri, partea cea mai dificilă se referă la vânzări. După realizarea vânzărilor, devine dificilă gestionarea creanțelor, mai exact încasarea la timp a plăților datorate de clienți. Colectarea plăților depinde foarte mult de scadenta stabilită.

Scadenta se stabilește pe o factură din mai multe motive. În primul rând, se ține cont de faptul că nu toți clienții își pot achita imediat facturile, firmele oferindu-le posibilitatea plății la o dată ulterioară. Cu toate că termenul de plată depinde de valoarea facturii și de obiectul de activitate al firmei, cele mai multe facturi au o dată de plată de maxim 30 de zile. 

În situația în care ai o relație de afaceri bună cu clienții tăi sau stabilești condiții unice pentru vânzarea de produse/ prestarea de servicii, poți:

• Să menții portofoliul de clienți și chiar să atragi clienți noi;
• Negocia perioade mai lungi de plată pentru o valoare mai mare a facturii;
• Oferi procente de reduceri pentru clienți dacă aceștia achită înainte ca scadenta să expire.

De aceea, este necesar să fixezi o dată finală de plată care poate fi înscrisă clar pe factură.

Ce avantaje aduce scadenta într-o factură?

Avantajele includerii termenului de scadentă într-o factură sunt:

• Obligă clientul să-și achite facturile la timp;
• Vânzătorul poate ține cont de data la care urmează să încaseze creanța atunci când își stabilește viitoarele proiecte;
• Oferă companiei dreptul de a trimite notificări repetate către clienți privind achitarea facturilor;
• Devine un suport în cazul litigiilor;
• Contribuie la menținerea unor relații sănătoase cu clienții;
• Ajută la obținerea unor evidențe financiare și la planificare;
• Îndeplinirea punctelor de mai sus conduce la obținerea unei imagini pozitive despre companie și brand.

Ce consecințe are neincluderea sau nerespectarea scadenței asupra cash-flow-ului?

Firmele se bazează pe un echilibru bun între încasări și plățile efectuate pentru un flux de numerar sănătos. Totuși, echilibrul nu este neapărat garantat mai ales că pentru administrarea afacerilor sunt necesare plăți la intervale regulate (salarii, materii prime și materiale, taxe și impozite, etc). Iar creanțele neîncasate la timp provoacă un dezechilibru la nivelul cash-flow-ului.

Studiile surprind faptul că plățile care depășesc scadenta afectează:

• lichiditățile;
• dezvoltarea afacerii;
• angajarea unor noi salariați;
• precum și capacitatea de inovare pentru 74% dintre companiile din România.

Mai mult, contextul pandemiei accentuează gravitatea problemei, având repercusiuni asupra existenței afacerii. 

Ce este de făcut în acest sens?

În încercarea de a rezolva variațiile fluxului de numerar, companiile trebuie să gestioneze încasările prin stabilirea scadentei. Când plata facturilor întârzie, fluxul de numerar devine negativ, iar firmele trebuie să găsească surse de finanțare a activității. O astfel de soluție este factoringul. Acesta nu doar că vine ca un real ajutor pentru acoperirea costurilor de funcționare imediate, dar și asigură continuitatea afacerii în vederea obținerii performanțelor și garantării longevității. Factoringul înseamnă vânzarea facturii către un factor (o instituție financiară nebancară), care îți va oferi acces la lichidități în maximum 24 de ore de la acceptare. De exemplu, pentru o factură în valoare de 10.000 lei, cu scadenta de 30 de zile, Instant Factoring îți oferă 9.700 lei.

Dacă nu vei adăuga scadenta în facturile emise, atunci clienții vor întârzia și mai mult sau chiar nu vor efectua deloc plata. Astfel, este imperativ să menționezi întotdeauna data scadenței și să stabilești de la bun început termenii de plată. 

Data scadenta a facturii este frecvent depășită ori plata se realizează extrem de lent în cazul companiilor mici cu o creștere scăzută a cifrei anuale de afaceri. Inclusiv plățile întârziată trebuie urmărite, ceea ce creează o sarcină administrativă suplimentară pentru companie. 

Nerespectarea scadenței de pe facturi determină efectul de domino, care generează apariția plăților întârziate. Acestea provoacă efecte asupra operațiunilor și a altor elemente cheie, destabilizând bunul mers al afacerii. 

În plus, cash-flow-ul este foarte important, mai ales atunci când vine vorba de lunile grele în care numerarul este scăzut sau când apare o criză. Plățile întârziate pot conduce afacerea într-un mod accelerat către insolvență și chiar faliment. Acoperirea datoriilor survenite în urma efectului de domino solicită consumul de resurse:

• proprii (dacă există), amânând investițiile sau alte proiecte de dezvoltare;
• din surse de finanțare externe (factoring, credite bancare, ș.a.).

Concluzii

Scadenta este un aspect major în managementul creanțelor. În cele din urmă, aceasta are o influență asupra fluxului de numerar, ritmului progresului companiei și imaginii brandului. De aceea, se identifică o nevoie vitală de a stabili clar și de la bun început scadenta și condițiile de plată pentru produsele livrate și/ sau serviciile prestate. 

Dacă și tu te confrunți cu încasarea lentă a creanțelor sau cu clienți care depășesc frecvent data scadenta, apelează acum la Instant Factoring. Specialiștii noștri te ajută să transformi rapid facturile emise către clienți în lichiditățile de care ai nevoie pentru îmbunătățirea situației financiare a companiei tale.