Începând cu 1 iulie 2024, sistemul de facturare electronică e-Factura devine obligatoriu pentru toate tranzacțiile B2B (business-to-business) și B2G (business-to-government) din România.
Această schimbare vine ca parte a unui efort mai amplu de digitalizare și transparentizare a tranzacțiilor economice, gestionat de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF).
Ce presupune noul sistem e-Factura?
Noul sistem e-Factura, introdus în România începând cu 1 ianuarie 2022, aduce schimbări semnificative în modul de gestionare a facturilor fiscale, schimbări care începând cu 1 iulie sunt nu doar obligatorii, ci și sancționabile.
Sistemul impune utilizarea exclusivă a formatului XML pentru transmiterea și primirea facturilor, introduce termene stricte pentru transmiterea acestora și definește valabilitatea facturilor electronice. Iată detaliile principale ale acestui sistem:
- Obligativitatea formatului XML
De la 1 iulie 2024, toate facturile trebuie transmise și primite exclusiv în format XML prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV). Facturile în formate tradiționale, precum PDF sau pe hârtie, nu mai sunt acceptate pentru înregistrarea în contabilitate și deducerea TVA-ului.
Această măsură este menită să standardizeze procesul de facturare și să asigure o mai bună monitorizare și control al tranzacțiilor economice.
- Termenul de transmitere a facturilor
Facturile trebuie transmise către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii. Acest termen include zilele de weekend și sărbătorile legale, astfel încât firmele trebuie să fie vigilente în respectarea acestui interval pentru a evita sancțiunile.
Nerespectarea acestui termen atrage sancțiuni severe, inclusiv amenzi semnificative care variază în funcție de categoria contribuabilului.
- Valabilitatea facturilor electronice
Doar facturile electronice validate de Ministerul Finanțelor, prin sistemul e-Factura, vor fi considerate documente originale cu efecte fiscale.
Astfel, pentru a putea deduce cheltuielile și TVA-ul, este esențial ca facturile să fie transmise și primite în format XML și să fie validate prin SPV. Aceasta asigură că toate tranzacțiile sunt înregistrate corect și transparența fiscală este menținută.
Implementarea acestor măsuri face parte dintr-un efort mai amplu de digitalizare a administrației fiscale din România, având scopul de a reduce evaziunea fiscală și de a simplifica procesul de facturare pentru contribuabili.
Firmele trebuie să se adapteze rapid la aceste schimbări, asigurându-se că toate facturile emise și primite respectă noile reglementări pentru a evita sancțiunile și a beneficia de un sistem fiscal modern și eficient.
Amenzi pentru neconformare
Începând cu 1 iulie 2024, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național RO e-Factura pentru tranzacțiile B2B constituie o contravenție, atrăgând sancțiuni specifice.
- Contribuabilii mari, conform definiției legale, vor fi sancționați cu amenzi cuprinse între 5.000 și 10.000 lei.
- Contribuabilii mijlocii vor primi amenzi între 2.500 și 5.000 lei.
- Celelalte persoane juridice, precum și persoanele fizice, vor fi sancționate cu sume între 1.000 și 2.500 lei.
Pe lângă aceasta, neîndeplinirea obligației de transmitere a facturilor în sistemul național RO e-Factura de către emitent, precum și primirea și înregistrarea de către destinatari a facturilor emise de operatori economici din România, fără respectarea prevederilor articolului 10, alineatul (1) din Ordonanța de Urgență nr. 120/2021, va constitui o contravenție. Aceasta va fi sancționată cu o amendă echivalentă cu 15% din valoarea totală a facturii.
Această reglementare vizează creșterea conformității și transparenței în tranzacțiile economice, asigurând că toate facturile sunt procesate și înregistrate corespunzător în sistemul electronic.
În plus, această măsură este parte a unui efort mai amplu de digitalizare a administrației fiscale, reducând riscurile de evaziune fiscală și erori în contabilitate.
Implementarea acestor sancțiuni subliniază importanța conformării la noile reglementări privind facturarea electronică, contribuind la o mai bună monitorizare și gestionare a tranzacțiilor comerciale. Toate entitățile economice sunt, astfel, încurajate să se adapteze rapid și eficient la aceste schimbări, pentru a evita penalitățile și a beneficia de un sistem fiscal modernizat și eficient.
Prin urmare, firmele trebuie să fie vigilente și să se asigure că toate facturile sunt transmise în formatul și termenul legal prevăzut, astfel încât să respecte reglementările în vigoare și să evite sancțiunile financiare impuse.
Excepții și clarificări
Sistemul e-Factura include anumite excepții de la utilizarea sa obligatorie, menite să faciliteze tranzacțiile comerciale și să răspundă unor situații particulare. Aceste excepții sunt esențiale pentru a înțelege pe deplin modul de aplicare a sistemului și pentru a asigura conformitatea cu reglementările fiscale.
- Livrările de bunuri expediate sau transportate în afara Uniunii Europene – Facturile emise pentru bunurile care sunt transportate sau expediate în afara UE de către furnizor sau de către o altă persoană în numele acestuia nu sunt obligate să fie transmise prin e-Factura.
- Livrările intracomunitare de bunuri – Tranzacțiile de livrare de bunuri între statele membre ale UE sunt excluse de la obligativitatea utilizării e-Factura. Aceste tranzacții urmează reglementări specifice de facturare intracomunitară.
- Facturile simplificate și cele emise către persoane fizice (cu excepția celor pentru tichete de vacanță).
În cazul în care sistemul național RO e-Factura devine nefuncțional timp de cel puțin 24 de ore, obligația de transmitere a facturilor se suspendă până la repunerea în funcțiune a sistemului.
Această măsură este esențială pentru a asigura continuitatea activităților comerciale și pentru a evita penalizarea contribuabililor din cauza problemelor tehnice independente de voința lor.
Impactul asupra firmelor
Implementarea sistemului e-Factura poate reprezenta o provocare pentru multe firme, în special pentru cele mici și mijlocii, care trebuie să se adapteze rapid la noile cerințe tehnice și administrative. Aceste companii trebuie să investească în software adecvat și să instruiască personalul pentru a respecta noile proceduri de facturare.
Cu toate acestea, adoptarea e-Factura aduce și beneficii semnificative. Sistemul sporește transparența fiscală și reduce evaziunea fiscală, contribuind la un mediu economic mai corect și competitiv.
Astfel, pe termen lung, firmele pot beneficia de un sistem fiscal mai eficient și de o reducere a complexității administrative
Acestea fiind zise, de la 1 iulie 2024, firmele din România trebuie să se conformeze noilor reguli privind facturarea electronică pentru a evita sancțiunile severe impuse de autoritățile fiscale.
Este esențial ca toate entitățile economice să fie pregătite și să utilizeze sistemul e-Factura pentru toate tranzacțiile B2B și B2G, asigurând astfel conformitatea și beneficiind de avantajele unui sistem de facturare modern și eficient.