Publicat pe

Ce s-a schimbat la e-Factura începând cu luna iulie. Ce amenzi riscă firmele 

Începând cu 1 iulie 2024, sistemul de facturare electronică e-Factura devine obligatoriu pentru toate tranzacțiile B2B (business-to-business) și B2G (business-to-government) din România.

Această schimbare vine ca parte a unui efort mai amplu de digitalizare și transparentizare a tranzacțiilor economice, gestionat de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF)​.

 

Ce presupune noul sistem e-Factura?

Noul sistem e-Factura, introdus în România începând cu 1 ianuarie 2022, aduce schimbări semnificative în modul de gestionare a facturilor fiscale, schimbări care începând cu 1 iulie sunt nu doar obligatorii, ci și sancționabile.

Sistemul impune utilizarea exclusivă a formatului XML pentru transmiterea și primirea facturilor, introduce termene stricte pentru transmiterea acestora și definește valabilitatea facturilor electronice. Iată detaliile principale ale acestui sistem:

  • Obligativitatea formatului XML

De la 1 iulie 2024, toate facturile trebuie transmise și primite exclusiv în format XML prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV). Facturile în formate tradiționale, precum PDF sau pe hârtie, nu mai sunt acceptate pentru înregistrarea în contabilitate și deducerea TVA-ului.

Această măsură este menită să standardizeze procesul de facturare și să asigure o mai bună monitorizare și control al tranzacțiilor economice.

  • Termenul de transmitere a facturilor

Facturile trebuie transmise către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii. Acest termen include zilele de weekend și sărbătorile legale, astfel încât firmele trebuie să fie vigilente în respectarea acestui interval pentru a evita sancțiunile.

Nerespectarea acestui termen atrage sancțiuni severe, inclusiv amenzi semnificative care variază în funcție de categoria contribuabilului.

  • Valabilitatea facturilor electronice

Doar facturile electronice validate de Ministerul Finanțelor, prin sistemul e-Factura, vor fi considerate documente originale cu efecte fiscale.

Astfel, pentru a putea deduce cheltuielile și TVA-ul, este esențial ca facturile să fie transmise și primite în format XML și să fie validate prin SPV. Aceasta asigură că toate tranzacțiile sunt înregistrate corect și transparența fiscală este menținută​.

Implementarea acestor măsuri face parte dintr-un efort mai amplu de digitalizare a administrației fiscale din România, având scopul de a reduce evaziunea fiscală și de a simplifica procesul de facturare pentru contribuabili.

Firmele trebuie să se adapteze rapid la aceste schimbări, asigurându-se că toate facturile emise și primite respectă noile reglementări pentru a evita sancțiunile și a beneficia de un sistem fiscal modern și eficient​.

 

Amenzi pentru neconformare

Începând cu 1 iulie 2024, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național RO e-Factura pentru tranzacțiile B2B constituie o contravenție, atrăgând sancțiuni specifice.

  • Contribuabilii mari, conform definiției legale, vor fi sancționați cu amenzi cuprinse între 5.000 și 10.000 lei.
  • Contribuabilii mijlocii vor primi amenzi între 2.500 și 5.000 lei.
  • Celelalte persoane juridice, precum și persoanele fizice, vor fi sancționate cu sume între 1.000 și 2.500 lei.

Pe lângă aceasta, neîndeplinirea obligației de transmitere a facturilor în sistemul național RO e-Factura de către emitent, precum și primirea și înregistrarea de către destinatari a facturilor emise de operatori economici din România, fără respectarea prevederilor articolului 10, alineatul (1) din Ordonanța de Urgență nr. 120/2021, va constitui o contravenție. Aceasta va fi sancționată cu o amendă echivalentă cu 15% din valoarea totală a facturii.

Această reglementare vizează creșterea conformității și transparenței în tranzacțiile economice, asigurând că toate facturile sunt procesate și înregistrate corespunzător în sistemul electronic.

În plus, această măsură este parte a unui efort mai amplu de digitalizare a administrației fiscale, reducând riscurile de evaziune fiscală și erori în contabilitate.

Implementarea acestor sancțiuni subliniază importanța conformării la noile reglementări privind facturarea electronică, contribuind la o mai bună monitorizare și gestionare a tranzacțiilor comerciale. Toate entitățile economice sunt, astfel, încurajate să se adapteze rapid și eficient la aceste schimbări, pentru a evita penalitățile și a beneficia de un sistem fiscal modernizat și eficient.

Prin urmare, firmele trebuie să fie vigilente și să se asigure că toate facturile sunt transmise în formatul și termenul legal prevăzut, astfel încât să respecte reglementările în vigoare și să evite sancțiunile financiare impuse.

 

Excepții și clarificări

Sistemul e-Factura include anumite excepții de la utilizarea sa obligatorie, menite să faciliteze tranzacțiile comerciale și să răspundă unor situații particulare. Aceste excepții sunt esențiale pentru a înțelege pe deplin modul de aplicare a sistemului și pentru a asigura conformitatea cu reglementările fiscale.

  • Livrările de bunuri expediate sau transportate în afara Uniunii Europene – Facturile emise pentru bunurile care sunt transportate sau expediate în afara UE de către furnizor sau de către o altă persoană în numele acestuia nu sunt obligate să fie transmise prin e-Factura.
  • Livrările intracomunitare de bunuri – Tranzacțiile de livrare de bunuri între statele membre ale UE sunt excluse de la obligativitatea utilizării e-Factura. Aceste tranzacții urmează reglementări specifice de facturare intracomunitară.
  • Facturile simplificate și cele emise către persoane fizice (cu excepția celor pentru tichete de vacanță)​.

În cazul în care sistemul național RO e-Factura devine nefuncțional timp de cel puțin 24 de ore, obligația de transmitere a facturilor se suspendă până la repunerea în funcțiune a sistemului.

Această măsură este esențială pentru a asigura continuitatea activităților comerciale și pentru a evita penalizarea contribuabililor din cauza problemelor tehnice independente de voința lor​.

 

Impactul asupra firmelor

Implementarea sistemului e-Factura poate reprezenta o provocare pentru multe firme, în special pentru cele mici și mijlocii, care trebuie să se adapteze rapid la noile cerințe tehnice și administrative. Aceste companii trebuie să investească în software adecvat și să instruiască personalul pentru a respecta noile proceduri de facturare.

Cu toate acestea, adoptarea e-Factura aduce și beneficii semnificative. Sistemul sporește transparența fiscală și reduce evaziunea fiscală, contribuind la un mediu economic mai corect și competitiv.

Astfel, pe termen lung, firmele pot beneficia de un sistem fiscal mai eficient și de o reducere a complexității administrative​

Acestea fiind zise, de la 1 iulie 2024, firmele din România trebuie să se conformeze noilor reguli privind facturarea electronică pentru a evita sancțiunile severe impuse de autoritățile fiscale.

Este esențial ca toate entitățile economice să fie pregătite și să utilizeze sistemul e-Factura pentru toate tranzacțiile B2B și B2G, asigurând astfel conformitatea și beneficiind de avantajele unui sistem de facturare modern și eficient.

 

Publicat pe

Firmă sau PFA? Care este alegerea potrivită pentru tine

În lumea afacerilor, alegerea între înființarea unei firme sau a unui PFA (Persoană Fizică Autorizată) poate fi o decizie foarte importantă ce poate influența în mod semnificativ parcursul și succesul afacerii tale. 

Ambele opțiuni vin cu avantaje și dezavantaje distincte, iar fiecare antreprenor trebuie să examineze atent nevoile, obiectivele și circumstanțele sale înainte de a face o alegere.

 

Analiză comparativă: Avantaje și dezavantaje ale înființării unei firme versus unui PFA

În funcție de obiectivele personale, domeniul de activitate și circumstanțele financiare, fie înființarea unei firme, fie a unui PFA poate fi mai potrivit pentru un antreprenor. Iată o analiză comparativă mai detaliată a avantajelor și dezavantajelor înființării unei firme (SRL) versus unui PFA:

Avantaje ale înființării unei firme (SRL):

  • Răspundere limitată: Principalul avantaj al unui SRL este răspunderea limitată a asociaților. Asta înseamnă că aceștia sunt responsabili doar în limita capitalului social investit în firmă și nu își pun în pericol bunurile personale.
  • Acces la finanțare: În general, firmele pot avea acces mai ușor la finanțare, deoarece sunt percepute ca fiind mai stabile și mai credibile în ochii băncilor și investitorilor.
  • Flexibilitate fiscală: SRL-urile pot beneficia de diverse regimuri fiscale, inclusiv cotă redusă de impozitare pentru microîntreprinderi, care poate fi avantajoasă din punct de vedere fiscal.
  • Posibilitatea de a angaja personal: Firmele pot angaja mult personal, ceea ce le oferă flexibilitate în gestionarea afacerii și în creșterea acesteia.

Dezavantaje ale înființării unei firme (SRL):

  • Costuri inițiale și administrative mai mari: Înființarea și administrarea unui SRL implică costuri mai mari decât în cazul unui PFA, inclusiv capitalul social minim necesar la înființare și costurile de contabilitate.
  • Complexitatea administrativă: SRL-urile sunt supuse unor reglementări administrative și contabile mai riguroase, inclusiv obligația de a angaja un contabil autorizat pentru întocmirea și semnarea documentelor contabile.
  • Impozitare suplimentară pe dividende: Asociații unui SRL trebuie să plătească impozit suplimentar pe dividende, ceea ce poate reduce beneficiile fiscale ale distribuirii profitului.

Avantaje ale înființării unui PFA:

  • Costuri inițiale și administrative reduse: Înființarea și administrarea unui PFA implică costuri mai reduse decât în cazul unui SRL, inclusiv lipsa necesității de a depune capital social și posibilitatea de a gestiona singur contabilitatea.
  • Flexibilitate în gestionarea afacerii: Un PFA are mai multă libertate în gestionarea afacerii și luarea deciziilor, fără a fi nevoie de aprobarea altor asociați sau parteneri.
  • Posibilitatea de a beneficia de norma de venit: În funcție de obiectul de activitate, un PFA poate opta pentru norma de venit, care poate simplifica procesul de impozitare și poate reduce costurile administrative.

Dezavantaje ale înființării unui PFA:

  • Răspundere personală: Un PFA răspunde personal pentru datoriile și obligațiile afacerii, ceea ce poate pune în pericol bunurile personale ale antreprenorului în cazul unor probleme financiare.
  • Limitări în extinderea afacerii: Un PFA poate întâmpina dificultăți în scalarea afacerii sau în atragerea partenerilor, datorită naturii individuale a acestei forme juridice.
  • Limitări în ceea ce privește activitatea: PFA-urile sunt restricționate la alegerea numărului de coduri CAEN care definesc domeniile în care pot desfășura activitatea.

Așadar, atât înființarea unei firme cât și a unui PFA, vine cu avantaje și dezavantaje distincte, iar alegerea între ele depinde de nevoile specifice, resursele financiare și obiectivele antreprenorului. Este recomandabil să se facă o analiză detaliată a fiecărei opțiuni înainte de a lua o decizie.

 

Aspecte de luat în considerare înainte de a decide între firma și PFA

Atunci când trebuie să decizi între înființarea unei firme (SRL) și a unui PFA (Persoană Fizică Autorizată), este esențial să iei în considerare mai mulți factori pentru a lua cea mai potrivită alegere în funcție de circumstanțele tale individuale și obiectivele afacerii. 

Iată câteva aspecte importante de luat în considerare înainte de a lua o decizie:

  • Natura activității: Începe prin a evalua natura și amploarea afacerii pe care dorești să o desfășori. Un PFA poate fi potrivit pentru activități individuale sau mici afaceri, în timp ce o firmă (SRL) poate fi mai potrivită pentru afaceri mai complexe sau cu mai mulți proprietari.
  • Riscul și responsabilitatea: Gândește-te la nivelul de risc pe care ești dispus să-l ți-l asumi. Dacă vrei să îți protejezi bunurile personale în cazul unor datorii sau litigii, înființarea unei firme cu răspundere limitată (SRL) poate fi mai potrivită decât un PFA, unde răspunderea este personală.
  • Costuri inițiale și administrative: Analizează costurile inițiale și administrative implicate în înființarea și administrarea fiecărei forme juridice. Un PFA poate fi mai accesibil din punct de vedere financiar la început, dar un SRL poate oferi mai multă stabilitate și potențial de creștere pe termen lung.
  • Aspecte fiscale: Consultă un expert fiscal pentru a înțelege implicațiile fiscale ale fiecărei opțiuni în contextul specific al afacerii tale. SRL-urile și PFA-urile sunt supuse unor regimuri fiscale diferite, iar alegerea potrivită poate afecta profitabilitatea și sustenabilitatea afacerii tale.
  • Flexibilitatea și controlul: Gândește-te la cât de mult control și flexibilitate dorești în gestionarea afacerii tale. Un PFA îți oferă mai mult control direct asupra activității tale, în timp ce un SRL poate implica mai multe formalități și o structură mai rigidă.
  • Accesul la finanțare și colaborări: Evaluează accesul la finanțare și posibilitățile de colaborare cu alți parteneri de afaceri sau investitori. SRL-urile pot fi mai atractive pentru finanțatori și parteneri datorită structurii lor juridice și a răspunderii limitate.
  • Dezvoltarea afacerii: Dacă ai planuri de creștere a afacerii tale în viitor, gândește-te la care dintre cele două opțiuni ar putea oferi mai multă flexibilitate și potențial de creștere în funcție de nevoile tale.

În final, fiecare situație este unică, iar decizia între înființarea unei firme sau a unui PFA ar trebui să fie luată în funcție de o evaluare atentă a tuturor acestor aspecte și a obiectivelor personale și de afaceri. Consultarea unui specialist în drept comercial și fiscal poate fi de asemenea utilă în procesul de luare a deciziei.

 

Importanța consultării unui expert în drept sau în afaceri în alegerea dintre firma și PFA

Consultarea unui expert în drept comercial sau în afaceri poate fi deosebit de valoroasă în procesul de luare a deciziei între înființarea unei firme (SRL) și a unui PFA (Persoană Fizică Autorizată). Iată câteva motive pentru care este important să consulți un astfel de specialist:

  • Evaluarea specificului afacerii: Un expert în drept comercial sau în afaceri poate ajuta la evaluarea specificului afacerii tale și la identificarea celor mai potrivite opțiuni juridice pentru nevoile tale individuale. Fiecare afacere are caracteristici unice, iar un consultant experimentat poate oferi o perspectivă obiectivă și adaptată.
  • Înțelegerea implicațiilor legale și fiscale: Decizia între înființarea unei firme și a unui PFA implică aspecte juridice și fiscale complexe. Un expert poate explica în detaliu diferențele dintre cele două forme juridice, precum și obligațiile fiscale asociate fiecăreia. Acest lucru te poate ajuta să iei o decizie informată și să eviți consecințele nedorite în viitor.
  • Consiliere cu privire la răspunderea și protecția patrimoniului: Unul dintre aspectele cheie în alegerea dintre firmă și PFA este nivelul de răspundere și protecția patrimoniului personal. Un expert în drept poate oferi consiliere în ceea ce privește riscurile și beneficiile fiecărei opțiuni și poate ajuta la identificarea celei mai potrivite pentru situația ta specifică.
  • Ghidare în procesul de înființare și administrare: Procesul de înființare și administrare a unei afaceri poate fi complicat și plin de detalii. Un consultant în afaceri te poate ghida pas cu pas prin întregul proces, de la înregistrare și îndeplinirea cerințelor legale până la gestionarea contabilității și îndeplinirea obligațiilor fiscale.
  • Optimizarea structurii juridice și fiscale: În funcție de obiectivele și necesitățile tale, un consultant în afaceri poate ajuta la optimizarea structurii juridice și fiscale a afacerii tale. Acest lucru poate implica alegerea celei mai potrivite forme juridice, precum și strategii fiscale pentru minimizarea impozitelor și maximizarea eficienței financiare.

Consultarea unui expert în drept comercial sau în afaceri poate oferi o perspectivă obiectivă și specializată asupra opțiunilor tale și poate juca un rol esențial în luarea unei decizii informate și înțelepte în ceea ce privește forma juridică a afacerii tale.

În final, alegerea dintre firma și PFA depinde în mare măsură de contextul individual al fiecărui antreprenor. Este esențial să analizezi atent fiecare opțiune, să consulți experți în domeniu și să iei în considerare nevoile specifice ale afacerii sau profesiei tale. 

Indiferent de calea aleasă, este important să fii bine informat și să te pregătești pentru provocările și oportunitățile ce pot să apară pe parcursul acestei călătorii antreprenoriale sau profesionale.