Factura electronică este o versiune digitală a unei facturi tradiționale emise în format hârtie. Ea este generată, transmisă și stocată într-un mediu electronic, fără a fi nevoie de imprimare sau manipulare fizică. Factura electronică conține aceleași informații ca și factura tradițională, cum ar fi detalii despre tranzacție (produse sau servicii achiziționate), prețuri, taxe, datele furnizorului și ale clientului etc.

În cadrul sistemului național RO e-Factura, factura electronică este utilizată pentru a documenta tranzacțiile comerciale între furnizori și clienți.

 

Beneficiile e-factura

Implementarea unui sistem național de facturare electronică, cum ar fi RO e-Factura în România, reprezintă un pas important către modernizarea proceselor de afaceri și facilitarea schimbului de informații între operatorii economici. Principalele beneficii ale acestui sistem includ:

• Eficiență operațională: Facturarea electronică reduce timpul și costurile asociate procesului manual de emisie, transmitere și procesare a facturilor. Acest lucru poate îmbunătăți fluxurile de lucru și poate reduce erorile umane.
• Reducerea consumului de hârtie: Utilizarea facturilor electronice reduce consumul de hârtie și implicit impactul asupra mediului înconjurător. Aceasta contribuie la o abordare mai sustenabilă și eco-friendly a afacerilor.
• Economii financiare: Eliminarea nevoii de hârtie, imprimare, poștă și manipulare manuală a facturilor poate genera economii semnificative pentru întreprinderi.
• Simplificarea conformității legale: Sistemele de facturare electronică standardizate pot facilita respectarea cerințelor legale și fiscale în ceea ce privește emiterea și stocarea facturilor.
• Reducerea riscului de erori: Automatizarea procesului de facturare poate reduce riscul de erori umane, asigurând integritatea și corectitudinea datelor.

Pe plan internațional, standardizarea sistemelor de facturare electronică aduce beneficii suplimentare, inclusiv:

• Interoperabilitate: Utilizarea unor standarde internaționale permite schimbul de facturi între organizații din diferite țări sau zone fără a fi necesară adaptarea constantă a sistemelor.
• Redundanță: Eliminarea discrepanțelor între sistemele naționale de facturare electronică reduce complexitatea și costurile asociate cu adaptarea la diferite standarde.
• Facilitarea comerțului internațional: Standardizarea sistemelor de facturare electronică facilitează comerțul transfrontalier prin simplificarea procesului de facturare și reducerea barierelor administrative.

Standardizarea sistemelor de facturare electronică la nivel național și internațional aduce beneficii semnificative pentru operatorii economici, mediul înconjurător și economiile globale, prin îmbunătățirea eficienței operaționale, reducerea consumului de resurse și simplificarea proceselor comerciale.

 

Pe cine vizează e-factura

e-Factura vizează mai multe categorii de participanți în cadrul procesului de facturare și tranzacționare comercială. Printre aceștia se numără:

• Operatorii economici: Acest grup include companiile, întreprinderile și persoanele fizice care desfășoară activități comerciale și care emit și primesc facturi în cadrul tranzacțiilor comerciale. Operatorii economici trebuie să utilizeze e-factura conform cerințelor legale și fiscale.
• Clienții și furnizorii: Clienții sunt cei care achiziționează bunuri sau servicii de la furnizori. Ei primesc facturi electronice de la furnizori și le utilizează pentru a valida și aprobă tranzacțiile comerciale. Furnizorii, pe de altă parte, sunt cei care furnizează bunuri sau servicii și care emit facturi electronice către clienții lor.
• Instituțiile publice: E-factura se aplică și în relația dintre operatorii economici și instituțiile publice. Aceste instituții pot emite și primi facturi electronice în cadrul tranzacțiilor pe care le desfășoară cu furnizorii sau clienții lor.
• Reprezentanții fiscali: Persoanele desemnate de furnizori drept reprezentanți fiscali pot fi implicate în procesul de facturare electronică, mai ales în cazul tranzacțiilor comerciale transfrontaliere sau în alte situații specifice care implică obligații fiscale.

E-factura vizează mai multe părți implicate în procesul de tranzacționare comercială, inclusiv operatorii economici, clienții, furnizorii, instituțiile publice și reprezentanții fiscali. Implementarea și utilizarea e-facturii sunt esențiale pentru modernizarea și eficientizarea proceselor de facturare și pentru conformitatea cu cerințele legale și fiscale actuale.

 

Cum se implementează e-factura

Implementarea se realizează în două etape distincte, fiecare cu propriile sale cerințe și obligații pentru operatorii economici, astfel încât să se asigure o tranziție lină și eficientă către utilizarea facturilor electronice.

1. Etapa I – 1 ianuarie 2024 – 30 iunie

Prima etapă a implementării e-facturii în România, în perioada 1 ianuarie 2024 – 30 iunie 2024, implică raportarea în sistemul național RO e-Factura a tuturor facturilor emise în relația B2B și cu instituțiile publice, cu excepția relațiilor B2G. 

Facturarea electronică nu se aplică pentru anumite operațiuni specifice. Termenul limită pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la emitere. 

Nerespectarea termenului constituie contravenție și se sancționează cu amenzi variabile în funcție de categoria contribuabililor.

2. Etapa 2 – începând cu 1 iulie 2024

A doua etapă, începând cu 1 iulie 2024, impune transmiterea e-facturilor către destinatari prin sistemul RO e-Factura. Facturile trebuie să îndeplinească condițiile prevăzute de legislația specifică. 

Primirea și înregistrarea unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără utilizarea sistemului RO e-Factura, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă echivalentă cu TVA-ul inclus în factură.

 

Termene limită

Termenul limită pentru transmiterea e-facturilor emise în sistemul național RO e-Factura, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii în România, este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii conform Codului fiscal. 

Nerespectarea acestui termen constituie contravenție și atrage amenzi, acestea din urmă variind în funcție de categoria contribuabililor: de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru persoanele juridice mari, de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru cele mijlocii, și de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și persoane fizice. 

În perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024, nerespectarea acestui termen nu se sancționează.

 

Soluții pentru antreprenori

Pentru antreprenorii care doresc să utilizeze și să acceseze sistemul RO e-Factura în scopul emiterii și transmiterii de facturi electronice, există mai multe aspecte de luat în calcul:

Generarea facturii electronice în format XML:

• Factura electronică este un fișier electronic în format XML, conform standardului european EN 16931-1+A1 și regulilor naționale RO-CIUS.
• Pentru a completa corect fișierul XML, se utilizează reguli operaționale, reguli CIUS și verificarea cu alte baze de date conform standardelor specifice și legislației din România.

Accesarea sistemului RO e-Factura prin Spațiul Privat Virtual (SPV):

• Operatorii economici trebuie să fie înregistrați în SPV pentru a utiliza și accesa sistemul RO e-Factura.
• Înregistrarea în SPV se poate realiza prin accesarea informațiilor disponibile pe site-ul ANAF și urmând procedurile specifice.
• Este important să se exprime opțiunea pentru primirea atenționărilor la adresele de e-mail completate în SPV pentru a fi notificați în timp util cu privire la documentele disponibile.

Metode de emitere/transmitere a facturii în format XML:

• Servicii web: Utilizarea unei aplicații proprii pentru interconectarea cu sistemul RO e-Factura prin intermediul unor micro-servicii expuse sub forma unui API.
• Încărcare web: Utilizarea aplicației gratuite puse la dispoziție de Ministerul Finanțelor pentru completarea datelor de facturare și transmiterea facturii electronice.

Documentație și resurse disponibile:

• Ghidul pus la dispoziție de ASRO, Manualul de utilizare a aplicației RO e-Factura și documentația tehnică disponibilă pe site-urile Ministerului Finanțelor și ANAF oferă informații detaliate și instrucțiuni pentru generarea și transmiterea facturilor electronice conform standardelor și regulilor specifice.

Astfel, antreprenorii care doresc să utilizeze e-factura pot beneficia de soluții și resurse disponibile pentru a gestiona eficient procesul de facturare electronică conform cerințelor legale și fiscale. Utilizarea acestor soluții poate contribui la reducerea sarcinilor administrative și la îmbunătățirea eficienței operaționale în cadrul afacerilor.