Política de tratamiento de datos personales

INSTANT FACTORING IFN S.A., con domicilio social en el municipio de Bucarest, Sector 2, calle Gara Herăstrău 2, 2.ª planta, oficina 212, Rumanía, inscrita en el Registro Mercantil de Rumanía con el n.º J2018003635406, C.U.I. RO39029401, EUID ROONRC. J2018003635406, inscrita en el Registro General del BNR con el n.º RG-PJR-41-110338/07.09.2018 y en el Registro Especial con el n.º RS-PJR-41-110156/14.06.2023 («Instant Factoring»), titular del nombre de dominio www.instantfactoring.com, a través del cual lleva a cabo actividades de factoring, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, te informa, en virtud del Reglamento General de Protección de Datos n.º 679/2016 («RGPD»), de que tratamos datos personales de las personas interesadas vinculadas a las empresas que recurren a nuestros servicios, a sus empresas afiliadas, así como a los deudores cuyos derechos de cobro se ceden en el marco de las operaciones de factoring, de conformidad con la presente política.

Esta información se facilita de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del RGPD y con el fin único y exclusivo de que Instant Factoring cumpla sus obligaciones de información en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales.

Esta información no constituye ni puede interpretarse como un acuerdo o una aprobación por parte de INSTANT FACTORING respecto de ninguna solicitud de financiación o cesión de derecho de cobro, ni tiene el valor de notificación al deudor cedido en relación con una cesión de derecho de cobro.

1. Definiciones

A efectos de la presente Política, los términos que figuran a continuación tendrán el siguiente significado, salvo que del contexto se desprenda lo contrario:

1.1. Cliente: persona jurídica que ha celebrado un Contrato con Instant Factoring;

1.2. Contrato: contrato de  factoring celebrado entre Instant Factoring y el Cliente;

1.3. Solicitante: persona jurídica que ha iniciado el proceso de acceso a los productos y servicios ofrecidos por Instant Factoring y que, tras la aprobación de su solicitud por parte de Instant Factoring, pasa a ser Cliente de nuestra empresa;

1.4. Personas relevantes: los representantes legales, socios o accionistas, titulares reales y personas de contacto del Solicitante y de las empresas afiliadas, así como las personas vinculadas a las empresas que tienen la condición de deudoras del Solicitante;

1.5. Usuario: persona física que visita la página web www.instantfactoring.com («el Sitio») y crea una cuenta en nombre de un Cliente;

1.6. RGPD: el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de dichos datos, y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE.

1.7. Datos: datos personales relativos a una persona física identificada o identificable, ya sea directamente (como el nombre) o indirectamente (a través de otros datos).

1.8. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, con o sin el uso de medios automatizados, como la recogida, el registro, la organización, la estructuración, el almacenamiento, la adaptación o modificación, la extracción, la consulta, el uso, la divulgación mediante transmisión, la difusión o puesta a disposición de cualquier otra forma, la alineación o combinación, la restricción, la supresión o la destrucción.

2. Responsable del tratamiento

2.1. Instant Factoring es responsable del tratamiento de tus datos personales y, en consecuencia, se considera responsable del tratamiento de datos de conformidad con lo dispuesto en el RGPD.

3. Recopilación de datos

3.1. Instant Factoring recopila los datos de las siguientes formas:

1. como consecuencia del consentimiento expresado por el Usuario, mediante el envío directo a Instant Factoring de sus datos personales a través del Sitio o por otros medios de comunicación;
2. como consecuencia de las llamadas realizadas por las personas interesadas a las líneas telefónicas de Instant Factoring;
3. como consecuencia del procedimiento de identificación mediante videollamada de los representantes de un Solicitante;
4. como consecuencia del uso de soluciones de identificación por vídeo a distancia proporcionadas por terceros especializados (Onfido GmbH);
5. en el momento en que el Solicitante solicita los servicios de Instant Factoring, esta última puede recopilar los datos personales de las Personas relevantes a partir de fuentes externas. Dichas fuentes externas incluyen, entre otras, registros públicos y privados (p. ej., la Central de Riesgos de Crédito -CRC, A.N.A.F., etc.). Esta información se utilizará para realizar evaluaciones de crédito y riesgo;
6. como consecuencia de la celebración y ejecución de un Contrato entre el Cliente y Instant Factoring;
7. Instant Factoring recopila datos personales por medios automatizados cuando el Usuario accede al sitio web www.instantfactoring.com. Para obtener más información, consulta la Política de Cookies de Instant Factoring a través de este enlace.

4. Bases jurídicas y finalidades del tratamiento

Los Datos personales se tratan con el fin de evaluar la solvencia y el riesgo de crédito, la celebración,  ejecución y gestión de los contratos de factoring, la prevención del riesgo de fraude y de impago de los derechos de cobro cedidos, el cobro y la recuperación de los derechos de cobro cedidos, así como la comunicación con los Clientes y los deudores.

Sobre la base del consentimiento de la persona interesada, de conformidad con el artículo 6, apartado (1), letra a) del RGPD, tratamos Datos con los siguientes fines:

• la creación de una cuenta y el registro de los Solicitantes en el Sitio;
• la realización del procedimiento de identificación de los representantes del Solicitante, mediante llamada telefónica y videollamada;
• la realización del procedimiento de identificación por vídeo a distancia a través de proveedores especializados;
• comprobaciones previas para identificar los riesgos financieros y jurídicos relacionados con los Solicitantes, los Clientes, las entidades afiliadas y sus deudores.

En cumplimiento de las obligaciones legales que nos incumben, de conformidad con el artículo 6, apartado (1), letra c) del RGPD, tratamos Datos con los siguientes fines:

• procedimientos de conocimiento del cliente, de prevención y lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, y de aplicación de sanciones internacionales;
• procedimientos de identificación del titular real;
  
  • procedimientos de identificación y verificación de la identidad de los representantes legales o apoderados de los Solicitantes;
  • el tratamiento de datos biométricos (en particular, el mapa biométrico del rostro) recopilados en el marco del procedimiento de identificación a distancia por medios de vídeo, en virtud del artículo 9, apartado (2), letra (g) del RGPD, en relación con el artículo 6, apartado (1), letra (c) del RGPD, en relación con las obligaciones de identificación y verificación de la identidad de la clientela impuestas por la Ley n.º 129/2019 sobre la prevención y la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo;
• la llevanza de la contabilidad y la presentación de informes a las autoridades fiscales, a la Oficina Nacional de Prevención y Lucha contra el Blanqueo de Capitales y a otras autoridades de conformidad con las disposiciones legales, así como la realización de la auditoría interna y financiera prevista por la ley.

En virtud de nuestros intereses legítimos, de conformidad con el artículo 6, apartado (1), letra f) del RGPD, tratamos Datos con los siguientes fines:

• la gestión de las cuentas de los Clientes y la realización de transacciones;
• la supervisión de la actividad de los Clientes en lo que respecta a su identidad y la actualización de los registros correspondientes;
• la realización de transacciones y operaciones de factoring;
• el pago de los derechos de cobro y la cobertura frente al riesgo de impago;
• la gestión de la relación con los Clientes y la actualización periódica de la información sobre el Cliente;
• el análisis de las transacciones para detectar cualquier actividad sospechosa o intento de fraude;
• la defensa ante los tribunales, en su caso, de los derechos de Instant Factoring derivados de las relaciones comerciales;
• garantizar la seguridad de las redes informáticas y de los datos;
• la gestión de las actividades de Instant Factoring (en particular, la gestión de las facturas y las operaciones bancarias y de cambio);
• el análisis del rendimiento de los servicios de Instant Factoring;
• la acreditación de solicitudes, acuerdos u opciones relativas a determinados aspectos solicitados, debatidos o acordados, incluso en el marco de las llamadas telefónicas iniciadas por los Solicitantes, los Clientes o por Instant Factoring, mediante la constancia de los aspectos tratados y, en su caso, la grabación de audio de las conversaciones telefónicas o, cuando proceda, de audio y vídeo;
• el archivo en formato físico/electrónico de documentos/información, incluidas las copias de seguridad (back-up);
• el envío de comunicaciones a los Clientes existentes sobre las características de nuestros productos y servicios y otra información de interés sobre Instant Factoring y el sector en el que desarrollamos nuestra actividad (comunicaciones con fines de marketing directo).

5. Identificación por vídeo a distancia

Antes de iniciar el proceso de identificación a distancia, la persona sometida a la identificación expresa su consentimiento expreso respecto al desarrollo del procedimiento, a la finalidad de la identificación y a la realización de fotografías y/o capturas de imagen, de conformidad con el artículo 16 de la Norma sobre la regulación, el reconocimiento, la aprobación o la aceptación del procedimiento de identificación de la persona a distancia mediante medios de vídeo, emitida por la Autoridad para la Digitalización de Rumanía el 11 de noviembre de 2021. Este consentimiento constituye una condición de validez del procedimiento de identificación y se conserva junto con la grabación del proceso. De forma separada, el tratamiento de los datos biométricos y de los datos de los documentos de identidad recopilados durante el proceso se basa, desde la perspectiva del Reglamento (UE) 2016/679, en la obligación legal que incumbe a la Sociedad en virtud del artículo 6, apartado (1), letra (c), en relación con el artículo 9, apartado (2), letra (g), en relación con lo dispuesto en la Ley n.º 129/2019 sobre la prevención y la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, con independencia de la posibilidad de retirar el consentimiento para el procedimiento. La retirada del consentimiento otorgado de conformidad con la Norma ADR no afecta a la licitud del tratamiento realizado antes de la retirada y no obliga a la Sociedad a suprimir los registros durante el plazo de conservación exigido por la legislación AML.

Onfido GmbH actúa como corresponsable del tratamiento en el sentido del artículo 26 del RGPD o, en su caso, como encargado del tratamiento en el sentido del artículo 28 del RGPD, en función de las operaciones de tratamiento realizadas en el marco del flujo de identificación. La Sociedad ha celebrado con Onfido GmbH un acuerdo adecuado de tratamiento de datos, de conformidad con los requisitos del artículo 28 del RGPD. Los datos recopilados a través de la plataforma Onfido pueden transferirse fuera del Espacio Económico Europeo respetando las garantías previstas en el capítulo V del RGPD, en particular en virtud de las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea.

6. Toma de decisiones automatizada y elaboración del perfil del cliente

Instant Factoring crea un perfil del Solicitante y de las Personas relevantes para decidir si su solicitud de celebración de un Contrato se acepta o se rechaza. Dicha decisión la toman operadores humanos.

La decisión se toma sobre la base de la información recibida del Solicitante o del Usuario, así como de la información relativa a las Personas relevantes obtenida de fuentes externas, como registros públicos y privados y otros terceros.

La elaboración de un perfil es necesaria para la celebración del Contrato, así como para el cumplimiento de las obligaciones legales relativas a la correcta identificación del representante del Solicitante, la evaluación de la solvencia y la prevención del fraude y del blanqueo de capitales.

7. Destinatarios a los que revelamos los datos

Los datos personales pueden comunicarse a las siguientes categorías de destinatarios de la Unión Europea, en función de los fines y de las obligaciones legales:

• Instituciones y autoridades públicas: Banco Nacional de Rumanía, ANAF,  Oficina Nacional para la Prevención y la Lucha contra el Blanqueo de Capitales, ANSPDCP, CRC/CIP, ONRC, tribunales de justicia, agentes judiciales.
• Proveedores de servicios: empresas de TI, hosting y telecomunicaciones, proveedores de call‑center, empresas de mensajería, archivo, marketing, consultoría, auditoría, notarios, abogados, peritos, agencias de recuperación de derechos de cobro, bancos, procesadores de pagos, proveedores de servicios de identificación por vídeo a distancia (en concreto Onfido GmbH), proveedores de servicios utilizados para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de prevención y lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, incluido el cribado de sanciones internacionales y la verificación de personas políticamente expuestas (PEP) (en concreto IVXS UK LTD).
• Acreedores o cesionarios: empresas a las que Instant Factoring encarga la recuperación de deudas o a las que se ceden los derechos de cobro; entidades financiadoras y fondos de garantía.
•  Socios comerciales e instituciones de garantía: empresas de seguros, empresas de mensajería, empresas de auditoría y contabilidad, asesores jurídicos y de negocio de la empresa, etc.
• Proveedores de analítica y marketing: terceros proveedores de servicios de analítica y marketing, incluidas plataformas de cookies y analítica, soluciones de marketing automatizado y gestión de la relación con los clientes (CRM), así como proveedores de servicios de investigación de mercado, etc. 

Las transferencias internacionales son limitadas. Los datos pueden transferirse dentro del grupo o a proveedores externos de Instant Factoring.

En todos los casos, nos aseguramos de que dicha transferencia se realice de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos y únicamente si existen garantías adecuadas, tales como:

• decisiones de adecuación emitidas por la Comisión Europea para los países de destino;
• cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, celebradas con las entidades beneficiarias;
• otros mecanismos legales de transferencia reconocidos por el RGPD.

Para las comunicaciones por vídeo a distancia, Instant Factoring utiliza los servicios de Google Meet, a los que se aplica la política de privacidad disponible aquí: https://policies.google.com/privacy. En caso de que no aceptes el uso de la plataforma Google Meet, es posible que no podamos ofrecerte determinados servicios, como la identificación a distancia del representante legal del Solicitante. 

Instant Factoring solicita a los Usuarios, Solicitantes y Clientes que se comuniquen exclusivamente a través del Sitio y de las direcciones de e‑mail facilitadas por Instant Factoring. La empresa no se hace responsable de las comunicaciones realizadas por medios distintos a los indicados por Instant Factoring. En caso de que los Usuarios, Solicitantes o Clientes opten por comunicarse con Instant Factoring utilizando métodos de comunicación distintos del Sitio o de las direcciones de e‑mail facilitadas por la empresa, serán plenamente responsables de revisar las políticas de privacidad que rigen el tratamiento de los datos personales por parte de los proveedores de dichos servicios de comunicación.

8. Periodo durante el que conservamos los datos

Instant Factoring conserva los Datos de las Personas relevantes y de los Usuarios durante el tiempo necesario para analizar la solicitud de concesión de los servicios y productos de Instant Factoring, así como durante un periodo de 12 meses a partir de la fecha de rechazo de la solicitud de celebración de un Contrato o de la fecha de la última interacción con Instant Factoring.

Una vez transcurrido un periodo de 12 meses desde la fecha de rechazo de la solicitud de celebración de un Contrato o desde la fecha de la última interacción con Instant Factoring, los Datos se conservarán de forma anonimizada y solo se accederá a ellos en caso de que sea necesario para cumplir una obligación legal que recaiga sobre Instant Factoring, a petición de las autoridades o a raíz de la solicitud de la persona interesada.

Instant Factoring conserva los datos personales de las Personas relevantes relacionadas con un Cliente de conformidad con la Ley n.º 129/2019 para la prevención y la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, durante el tiempo necesario para cumplir los fines para los que fueron recopilados, durante el tiempo necesario para proteger sus derechos o durante el tiempo exigido por la normativa legal aplicable. Si los mismos Datos se tratan con varios fines, se conservarán durante el plazo aplicable más largo. El plazo máximo aplicable es de hasta 5 años a partir de la fecha de la última transacción o de la fecha de cierre de la cuenta en el Sitio, lo que sea más reciente.

Las grabaciones de vídeo, las fotografías y los documentos obtenidos durante el procedimiento de identificación a distancia mediante medios de vídeo (incluido el mapa biométrico del rostro generado por el proveedor especializado) se conservarán durante un periodo de 5 (cinco) años calculado desde la fecha de finalización de la relación comercial con el Cliente, de conformidad con el artículo 21, apartado (1), de la Ley n.º 129/2019. La base jurídica de la conservación es la obligación legal prevista en el artículo 6, apartado (1), letra (c), en relación con el artículo 9, apartado (2), letra (g), del RGPD. Durante este plazo, la retirada del consentimiento para el procedimiento previsto por la Norma ADR de 11 de noviembre de 2021 no produce el efecto de suprimir los datos, ya que el tratamiento no se basa en el consentimiento, sino en una obligación legal. Al vencimiento del plazo, los datos se suprimirán o anonimizarán de forma irreversible, salvo que un litigio en curso o una solicitud expresa de una autoridad competente justifique de forma documentada la prórroga del almacenamiento.

Asimismo, en caso de que los datos personales figuren en documentos con relevancia contable, incluidos, entre otros, los contratos de factoring, las facturas cedidas, los documentos justificativos correspondientes y cualquier otro escrito que constituya un documento financiero-contable en el sentido de la Ley n.º 82/1991 sobre contabilidad, estos se conservarán durante un periodo de 10 años a partir de la fecha de cierre del ejercicio financiero en el que se hayan elaborado, de conformidad con el artículo 25, apartado (1), de la Ley n.º 82/1991, en relación con lo dispuesto en la Orden del Ministerio de Hacienda n.º 2634/2015 sobre documentos financiero-contables. La conservación de estos datos durante el plazo mencionado se basa en la obligación legal que incumbe a la Sociedad en virtud del artículo 6, apartado (1), letra (c), del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), limitándose el tratamiento exclusivamente a la finalidad de archivar y poner los documentos a disposición de las autoridades competentes.

9. Derechos de la persona interesada en relación con los datos

En función de las bases jurídicas y de las finalidades del tratamiento de los Datos, las personas interesadas tienen los siguientes derechos en relación con los Datos:

a) el derecho de información, es decir, el derecho a recibir de forma transparente información sobre la identidad del responsable del tratamiento, la finalidad del tratamiento, la base jurídica y la duración del tratamiento de los Datos;

b) el derecho de acceso, es decir, el derecho a obtener de Instant Factoring, previa solicitud, confirmación de si se están tratando o no datos personales, acceso a dichos datos y a la información sobre el tratamiento;

c) el derecho a solicitar la rectificación de los datos personales inexactos o a que se completen los datos incompletos;

d) el derecho a la limitación del tratamiento, en cuyo caso los Datos solo podrán seguir tratándose, salvo su almacenamiento, con el consentimiento de la persona interesada o para la formulación, el ejercicio o la defensa de un derecho ante los tribunales, o para la protección de los derechos de otra persona física o jurídica, o por razones de interés público importante. La limitación del tratamiento podrá solicitarse en los siguientes casos:

• hasta que verifiquemos la exactitud de los Datos en caso de que la persona interesada la haya impugnado;
• cuando el tratamiento sea ilícito y la persona interesada se oponga a la supresión de los Datos y solicite en su lugar la limitación de estos;
• cuando ya no necesitemos los Datos para los fines del tratamiento, pero la persona interesada los solicite para la formulación, la defensa o el ejercicio de un derecho ante los tribunales;
• cuando te hayas opuesto al tratamiento por nuestra parte sobre la base de nuestro interés legítimo, durante el tiempo en que verificamos si nuestros intereses legítimos prevalecen sobre los de la persona interesada;

e) el derecho a la supresión de los Datos («derecho al olvido») si los Datos se han tratado de forma ilícita o:

• los Datos ya no sean necesarios para los fines del tratamiento;
• la persona interesada haya retirado su consentimiento para el tratamiento basado en él y no existan otras bases jurídicas para el tratamiento de los Datos;
• la persona interesada haya ejercido su derecho de oposición y no existan motivos legítimos para continuar el tratamiento que prevalezcan;

f) el derecho a la portabilidad de los Datos, es decir, a recibir los datos personales facilitados, de forma estructurada, en un formato legible por máquina, incluida la posibilidad de que los datos se transfieran a otro responsable del tratamiento, en los casos en que el tratamiento se base en el consentimiento de la persona interesada o en un contrato o cuando el tratamiento se realice por medios automatizados.

g) el derecho a no ser objeto de una decisión adoptada exclusivamente por medios automatizados, incluida la elaboración de perfiles, si dicha decisión produce efectos jurídicos sobre la persona interesada o le afecta de forma similar en una medida significativa;

h) el derecho de oposición respecto de tratamientos basados en el interés legítimo del responsable del tratamiento.

i) El derecho de oposición respecto de tratamientos con fines de marketing directo.

j) El derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Supervisión del Tratamiento de Datos de Carácter Personal, con sede en  B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, código postal 010336 Bucarest, Rumanía, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro (ANSPDCP), en caso de que consideres que se han vulnerado tus derechos reconocidos por el Reglamento;

Puedes ejercer estos derechos de forma gratuita poniéndote en contacto con nosotros por escrito en la dirección calle Gara Herăstrău 2, 2.ª planta, oficina 212,  Bucarest, Sector 2,  Rumanía o por e-mail en dpo-romania@instantfactoring.com

10. Aplicabilidad temporal

La Política de protección de datos entra en vigor en la fecha de su aprobación y publicación por parte del responsable del tratamiento y se aplica a todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas en el marco de las actividades de factoring, con independencia del momento en que se hayan recopilado los datos. Esta seguirá siendo válida por tiempo indefinido, hasta que sea sustituida por una nueva versión.

Cualquier revisión significativa se publicará en el sitio web del responsable del tratamiento y, cuando sea necesario, se comunicará directamente a las personas interesadas.

Publicado el: 04.05.2026