INSTANT FACTORING IFN S.A., cu sediul social în Municipiul București, Sector 2, strada Gara Herăstrău 2, etaj 2, biroul 212, Romania, înregistrată la Registrul Comerțului din România sub nr. J40/3635/2018, C.U.I. RO39029401, EUID ROONRC.J40/3635/2018, in calitate de operator de date cu caracter personal va informam, Regulamentul general privind protectia datelor („Regulamentul”) că prelucrăm date cu caracter personal care va privesc („Datele”) după cum urmează:
Instant Factoring IFN SA este un factor din România care susține IMM-urile românești transformand in numerar creantele la termen pe care acestea le detin.
Ca urmare a inregistrarii pe platforma online de factoring Instant Factoring, Instant Factoring IFN S.A. trebuie să colecteze și să proceseze anumite date cu caracter personal referitoare la Dvs. si/sau reprezentanții legali si/sau actionarii si/sau persoanele de contact (daca este cazul) ai/ale organizației din care faceți parte.
Datele se refera la: nume si prenume, funcție/poziție, numar de telefon, adresa de email, anul nașterii, profesia, fotografia, experienta profesionala, informații juridice și financiare.
Datele sunt culese astfel:
La înregistrarea pe platforma Instant Factoring se culeg doar datele înscrise de aplicant la completarea formularului de înregistrare.
La aplicarea prin platforma Instant Factoring a unei cereri de cesiune creante se culeg date din surse disponibile public cum ar fi RECOM, AEGRM, Ministerul Finanțelor Publice, ANAF, Portalul Instanțelor de Judecată, Linkedin, website-ul organizației din care faceți parte.
1. TEMEIURILE JURIDICE SI SCOPURILE PRELUCRĂRILOR
1.1. În temeiul incheierii si executarii contractelor de factoring si al realizarii demersurilor necesare inaintea incheierii contractelor (art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulament), trebuie să colectăm și să procesăm anumite Date în scopul:
- Furnizarii produselor si serviciilor pe care le oferim clienților prin intermediul platformei Instant Factoring, verificarilor prealabile pentru plata creantelor, asigurarea impotriva riscului de neplata, gestionarii conturilor și a efectuarii tranzacțiilor, pentru a gestiona clienții, a acorda și a gestiona limite / condiții, garanții și contracte de asigurare a riscului de neplata;
Prelucrarile descrise la acest punct 1.1. sunt necesare deoarece fara realizarea acestora nu este posibil ca Instant Factoring IFN S.A. să încheie sau să execute contractul de factoring.
1.2. In temeiul indeplinirii unor obligatii legale care ne revin (art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament) prelucram Date in urmatoarele scopuri:
- Tinerea contabilitatii si raportarea catre autoritatile fiscale, catre Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor si catre alte autoritati conform prevderilor legale, realizarea auditului intern si financiar prevazut de lege.
1.3. In temeiul urmariri intereselor noastre legitime (art. 6 alin (1) lit. f) din Regulament) prelucram Date in urmatoarele scopuri:
- apararea in instanta, daca este cazul, a drepturilor noastre decurgand din relatiile comerciale, detectarea fraudelor, să avem posibilitatea de a urmări tranzacțiile financiare ale companiilor (înregistrarea comunicării) și de a avea schimb automat de informații în legătură cu raportarile obligatorii catre autorități, pentru a garanta siguranța rețelelor informatice și a datelor, accesul la sediu, supravegherea video, dar și gestionarea activităților companiei (în special contabilitatea generală, administrarea facturilor, afaceri bancare și valutare), relațiile cu clienții, strategiile de marketing, inclusiv prelucrarea datelor pentru analiză sau anonimizare;
- realizarea de comunicari catre clientii existenti privind caracteristici ale produselor si serviciilor noastre pentru a veni in intampinarea necesitatilor clientilor nostri si a altor informații de interes despre noi si sectorul în care ne desfășurăm activitatea (comunicari in scop de marketing direct);
ATENTIE – IMPORTANT:
Aceasta informare este făcută in conformitate cu prevederile art. 14 din Regulament și strict si exclusiv în scopul respectării de către INSTANT FACTORING IFN S.A. a obligatiilor sale de informare în calitate operator de date cu caracter personal.
Aceasta informare nu constituie si nu poate fi interpretată ca un acord ori o aprobare din partea INSTANT FACTORING IFN S.A. cu privire la nicio cerere de finanțare sau cesiune de creanta si nici nu are valoarea notificarii debitorului cedat în legătură cu o cesiune de creanta.
2. DATELE PE CARE LE PRELUCRAM
In temeiurile si in scopurile susmentionate, la plasarea de catre dvs. a unei cereri de cesiune creante, prelucram urmatoarele date cu caracter personal care va privesc:
- Numele si prenumele
- Sexul
- Data nașterii
- Adresa de email
- Numărul de telefon
- Locul de munca
- Profesia/funcția
- Experienta profesionala
- Fotografie
- Adresa IP
- Datorii ANAF
- Popriri
- Litigii
In plus prelucram Date privind deținerile de capital si a calitatilor de director/administrator/persoana imputernicita, dupa caz, in societati, precum si alte Date înregistrate in Registrul Comertului, aceste Date fiind obtinute de la Oficiul Registrului Comerțului în măsura în care sunt publice.
Datele le-am obtinut de la clientul/clienta noastra care are o relatie comerciala cu Dvs in baza careia clientul/clienta noastră emite facturi pe numele Dvs sau al organizației din care faceți parte.
Unele Date le obtinem din surse disponibil public cum ar fi AEGRM, Ministerul Finanțelor Publice, portalul instantelor de judecata, Linkedin, pagina de internet a Dvs sau a organizației din care faceti parte, Google.
In unele cazuri, daca exista o obligatie legala mai prelucram si adresa de domiciliu, datele actelor de identitate si CNP.
3. DESTINATARII CARORA LE DEZVALUIM DATELE
Datele Dvs. vor fi dezvaluite numai in masura necesitatilor cerute de scopul prelucrării, angajatilor nostri implicați in activitățile aferente desfășurării activităților specifice serviciilor de factoring către clienții noștri, si, dupa caz, clienților și furnizorilor de bunuri si servicii ale societății noastre cum ar fi furnizori de servicii de curierat sau de suport si administrare a infrastructurii web si IT ale societatii noastre, auditorilor financiari, precum și autorităților competente cum ar fi, dupa caz, ANAF, Biroul de Credit SA, Banca Nationala a Romaniei, instante judecatoresti.
Principalii destinatari cărora le dezvăluim Datele, pe langa autoritati publice, sunt entități din România: Zoho Corp, HubSpot, June Communications SRL, FAN Courier Express SRL, Neaga si Asociatii Contabilitate, Consultanta si Audit SRL, Cert Content SRL, Google Ireland Limited, Google Cloud Platform, Mailgun Technologies, Inc.
4. PERIOADA PENTRU CARE PASTRAM DATELE
Datele Dvs vor fi prelucrate atât timp cât durează colaborarea noastră profesională si/sau comerciala sau pana la expirarea termenelor legale de exercitare a intereselor noastre legitime decurgand dintr-o relatie contractuala (de exemplu expirarea termenelor de prescripție a acțiunilor în instanță), iar in cazul documentelor justificativ contabile care cuprind astfel de date pana la expirarea perioadei de pastrare a acestora impusa de legislatia aplicabila.
5. DREPTURILE DVS. CU PRIVIRE LA DATE
In functie de temeiurile si scopurile prelucarilor, aveti următoarele drepturi cu privire la Date:
- dreptul de acces, adică dreptul de a obține din partea noastra, la cerere, o confirmare dacă se prelucrează sau nu date cu caracter personal care va privesc, acces la datele respective și la informații despre prelucrare;
- dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau completarea datelor incomplete;
- dreptul la restrictionarea prelucrarii, caz in care Datele vor mai putea fi prelucrate, cu exceptia stocarii, numai cu consimtamantul Dvs. sau pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta sau pentru protectia drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice sau din motive de interes public important.Restrictionarea prelucrarii poate fi solicitata in urmatoarele cazuri:
- pana cand verificam exactitatea Datelor in cazul in care ati contestat-o;
- prelucrarea este ilegala si va opuneti la stergerea Datelor solicitand in schimb restrictionarea acesteia;
nu mai avem nevoie de Date in scopul prelucrarii dar Dvs. ni le solicitati pentru constatarea, apararea sau exercitarea unui drept in instanta; - v-ati opus prelucrarii de catre noi in temeiul interesului nostru legitim, pe perioada in care verificam daca drepturile noastre legitime nu prevaleaza asupra celor ale Dvs.
- dreptul la ștergerea datelor cu caracter personal care va privesc („dreptul de a fi uitat”) daca Datele au fost prelucrate ilegal sau:
- Datele nu mai sunt necesare scopurilor prelucrarilor;
- v-ati retras consimtamantul pentru prelucrarea in temeiul acestuia si nu exista alte temeiuri legale pentru prelucrarea Datelor;
- v-ati exercitat dreptul de opozitie si nu exista motive legitime pentru continuarea prelucrarii, care sa prevaleze;
- dreptul de portabilitate a datelor adică de a primi datele cu caracter personal furnizate, structurat, într-un format care poate fi citit automat, inclusiv posibilitatea ca datele să fie transferate unui alt operator, in cazurile in care prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul Dvs. sau pe un contract sau prelucrarea este efectuata prin mijloace automate.
- dreptul de a depune plângere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.
5.1. DREPTUL LA OPOZITIE
5.1.1. Dreptul la opozitie privind prelucrari intemeiate pe interesul legitim al operatorului
Aveti dreptul de a va opune, datorita situatiei particulare in care va aflati, prelucrării Datelor in temeiul intereselor legitime urmarite de noi sau de un tert, inclusiv crearii de profiluri pe temeiul sau in scopul mentionat.
5.1.2.Dreptul la opozitie privind prelucari in scop de MARKETING DIRECT
Aveti dreptul de a va opune in orice moment prelucrarii Datelor in scop de marketing direct, inclusiv crearii de profiluri pe temeiul sau in scopul mentionat.
Va puteti exercita aceste drepturi gratuit contactandu-ne in scris la adresa Blvd. Nicolae G. Caramfil nr. 49, et. 4, cam. 9, sector 1, Bucuresti sau prin email la [email protected]