Prelucrarea datelor cu caracter personal

POLITICĂ PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

INSTANT FACTORING IFN S.A., cu sediul social în Municipiul București, Sector 2, strada Gara Herăstrău 2, etaj 2, biroul 212, România, înregistrată la Registrul Comerțului din România sub nr. J2018003635406, C.U.I. RO39029401, EUID ROONRC. J2018003635406, înscrisă în Registrul General al BNR sub nr. RG-PJR-41-110338/07.09.2018 și în cel Special sub nr. RS-PJR-41-110156/14.06.2023 („Instant Factoring”), titular al numelui de domeniu www.instantfactoring.com, prin intermediul căruia desfășoară activități de factoring, în calitate de operator de date cu caracter personal vă informează, în temeiul Regulamentului general privind protecția datelor nr. 679/2016 („GDPR”) că prelucrăm date cu caracter personal ale persoanelor vizate aflate în legătură cu societățile care apelează la serviciile noastre, societățile afiliate acestora, precum și în legătură cu debitorii ale căror creanțe sunt cesionate în cadrul operațiunilor de factoring, în conformitate cu prezenta politică.

**

Această informare este făcută în conformitate cu prevederile art. 14 din GDPR și strict și exclusiv în scopul respectării de către INSTANT FACTORING a obligațiilor sale de informare în calitate operator de date cu caracter personal.

Această informare nu constituie și nu poate fi interpretată ca un acord ori o aprobare din partea INSTANT FACTORING cu privire la nicio cerere de finanțare sau cesiune de creanță și nici nu are valoarea notificării debitorului cedat în legătură cu o cesiune de creanță.

**

DEFINIȚII

În sensul prezentei Politici, termenii de mai jos vor avea următorul înțeles, dacă din context nu reiese altfel:

1.1. Client – O persoană juridică care a încheiat un Contract cu Instant Factoring;

1.2. Contract – Un contract de  factoring încheiat între Instant Factoring și Client;

1.3. Aplicant – o persoană juridică ce a inițiat procesul de accesare a produselor și serviciilor oferite de Instant Factoring și care, după aprobarea cererii sale de către Instant Factoring, devine Client al companiei noastre;

1.4. Persoane relevante – reprezentanții legali, asociații sau acționarii, beneficiarii reali și persoanele de contact ale Aplicantului și ale companiilor afiliate, precum persoanele aflate în legătură cu companiile ce dețin calitatea de debitori ai Aplicantului;

1.5. Utilizator – o persoană fizică ce vizitează pagina web www.instantfactoring.com („Site-ul”) și creează un cont în numele unui Client;

1.6. GDPR – Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului European, din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și abrogarea Directivei 95/46/CE.

1.7. Date – date cu caracter personal referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, fie direct (cum ar fi numele) sau indirect (prin intermediul altor date).

1.8. Prelucrare – înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

OPERATOR DE DATE

2.1. Instant Factoring este responsabil pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal și drept urmare, este considerat operator de date conform prevederilor GDPR.

COLECTAREA DATELOR

3.1. Instant Factoring colectează Datele în următoarele moduri:

• ca urmare a exprimării consimțământului Utilizatorului, prin transmiterea către Instant Factoring în mod direct a datelor sale cu caracter personal prin intermediul Site-ului sau prin alte mijloace de comunicare;
• ca urmare a apelării de către persoanele vizate a liniilor telefonice ale Instant Factoring;
• ca urmare a procedurii de identificare prin apel video a reprezentanților unui Aplicant;
• ca urmare a utilizării unor soluții de identificare video la distanță furnizate de terți specializați (Onfido GmbH);
• în momentul în care Aplicantul solicită serviciile Instant Factoring, acesta din urmă poate colecta datele cu caracter personal ale Persoanelor relevante din surse externe. Astfel de surse externe includ, fără a se limita la, registre publice și private (ex. Centrala Riscurilor de Credit -CRC, A.N.A.F., etc.). Aceste informații vor fi utilizate pentru realizarea evaluărilor de credit și risc;
• ca urmare a încheierii și executării unui Contract între Client și Instant Factoring;
• Instant Factoring colectează date cu caracter personal prin mijloace automate atunci când Utilizatorul accesează website-ul www.instantfactoring.com. Pentru mai multe informații accesați Politica de Cookie-uri Instant Factoring urmărind acest link.

TEMEIURILE JURIDICE ȘI SCOPURILE PRELUCRĂRILOR

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în vederea evaluării bonității și a riscului de credit, încheierii,  executării și administrării contractelor de factoring, prevenirii riscului de fraudă și de neplată a creanțelor cesionate, colectării și recuperării creanțelor cesionate, precum și pentru comunicarea cu Clienții și debitorii.

În baza acordului persoanei vizate, conform art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR, prelucrăm Date în următoarele scopuri:

• crearea unui cont și înregistrarea Aplicanților pe Site;
• realizarea procedurii de identificare a reprezentanților Aplicantului, prin apel telefonic și video;
• realizarea procedurii de identificare video la distanță prin intermediul unor furnizori specializați;
• verificări prealabile pentru identificarea riscurilor financiare și juridice în legătură cu Aplicanții, Clienții, entitățile afiliate și debitorii acestora.

În temeiul îndeplinirii unor obligații legale care ne revin, conform art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR, prelucram Date în următoarele scopuri:

• proceduri de cunoaștere a clientelei, de prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţarea terorismului si de aplicare a sancţiunilor internaţionale;
• proceduri de identificare a beneficiarului real;
  • proceduri de identificare și verificare a identității reprezentanților legali/împuterniciților Aplicanților;
  • prelucrarea datelor biometrice (în special harta biometrică a feței) colectate în cadrul procedurii de identificare la distanță prin mijloace video, în temeiul art. 9 alin. (2) lit. (g) din GDPR coroborat cu art. 6 alin. (1) lit. (c) din GDPR, raportat la obligațiile de identificare și verificare a identității clientelei impuse de Legea nr. 129/2019 privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului;
• ținerea contabilității și raportarea către autoritățile fiscale, către Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor și către alte autorități conform prevederilor legale, realizarea auditului intern și financiar prevăzut de lege.

În temeiul urmăririi intereselor noastre legitime, conform art. 6 alin (1) lit. f) din GDPR, prelucrăm Date în următoarele scopuri:

• gestionarea conturilor Clienților și a efectuării tranzacțiilor;
• monitorizarea activității Clienților în ceea ce privește identitatea acestora și actualizarea evidențelor corespunzătoare;
• realizarea tranzacțiilor și a operațiunilor de factoring;
• plata creanțelor și asigurarea împotriva riscului de neplată;
• gestionarea relației cu Clienții și actualizarea periodică a informațiilor despre Client;
• analiza tranzacțiilor pentru a detecta orice activitate suspectă sau tentative de fraudă;
• apărarea în instanță, dacă este cazul, a drepturilor Instant Factoring decurgând din relațiile comerciale;
• pentru a garanta siguranța rețelelor informatice și a datelor;
• gestionarea activităților Instant Factoring (în special administrarea facturilor, afaceri bancare și valutare),
• analiza performanței serviciilor Instant Factoring;
• dovedirea cererilor/ acordurilor/ opțiunilor cu privire la anumite aspecte solicitate/ discutate/ agreate, inclusiv în cadrul apelurilor telefonice inițiate de Aplicanți, Clienți sau de Instant Factoring, prin consemnarea aspectelor discutate și, după caz, înregistrarea audio a convorbirilor telefonice sau, după caz, audio video;
• arhivarea în format fizic/electronic a documentelor/informațiilor, inclusiv copii de siguranță (back-up);
• realizarea de comunicări către Clienții existenți privind caracteristici ale produselor și serviciilor noastre și a altor informații de interes despre Instant Factoring și sectorul în care ne desfășurăm activitatea (comunicări în scop de marketing direct).

DATELE PE CARE LE PRELUCRĂM

IDENTIFICAREA VIDEO LA DISTANȚĂ

Anterior demarării procesului de identificare la distanță, persoana supusă identificării își exprimă acordul expres cu privire la parcurgerea procedurii, la scopul identificării și la realizarea de fotografii și/sau capturi de imagini, în conformitate cu art. 16 din Norma privind reglementarea, recunoașterea, aprobarea sau acceptarea procedurii de identificare a persoanei la distanță utilizând mijloace video, emisă de Autoritatea pentru Digitalizarea României la data de 11 noiembrie 2021. Acest acord reprezintă o condiție de validitate a procedurii de identificare și este păstrat împreună cu înregistrarea procesului. Distinct de aceasta, prelucrarea datelor biometrice și a datelor din documentele de identitate colectate în cursul procesului se întemeiază, din perspectiva Regulamentului (UE) 2016/679, pe obligația legală ce îi incumbă Societății în temeiul art. 6 alin. (1) lit. (c) coroborat cu art. 9 alin. (2) lit. (g), raportat la prevederile Legii nr. 129/2019 privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, independent de posibilitatea retragerii acordului procedural. Retragerea acordului dat conform Normei ADR nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii și nu obligă Societatea la ștergerea înregistrărilor pe durata termenului de păstrare impus de legislația AML.

Onfido GmbH acționează în calitate de operator asociat în sensul art. 26 din GDPR sau, după caz, de împuternicit al operatorului în sensul art. 28 din GDPR, în funcție de operațiunile de prelucrare efectuate în cadrul fluxului de identificare. Societatea a încheiat cu Onfido GmbH un acord corespunzător de prelucrare a datelor, în conformitate cu cerințele art. 28 din GDPR. Datele colectate prin intermediul platformei Onfido pot fi transferate în afara Spațiului Economic European cu respectarea garanțiilor prevăzute de Capitolul V din GDPR, în special în temeiul clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană.

LUAREA DECIZIILOR ÎN MOD AUTOMATIZAT ȘI STABILIREA PROFILULUI DE CLIENT

Instant Factoring creează un profil al Aplicantului și al Persoanelor relevante, pentru a decide dacă cererea de încheiere a unui Contract a acestuia este acceptată sau respinsă. Decizia respectivă se realizează de către operatori umani.

Decizia este luată în baza informațiilor primite de la Aplicant sau Utilizator, a informațiilor referitoare la Persoanele relevante primite din surse externe, precum registre publice și private și de la alte terțe părți.

Stabilirea unui profil este necesară pentru încheierea Contractului precum și pentru respectarea obligațiilor legale cu privire la identificarea corectă a reprezentantului Aplicantului, evaluarea bonității, împiedicarea fraudei și spălării de bani.

DESTINATARII CĂRORA LE DEZVĂLUIM DATELE

Datele personale pot fi comunicate următoarelor categorii de destinatari din Uniunea Europeană, în funcţie de scopuri și de obligaţii legale:

• Instituţii şi autorităţi publice: Banca Națională a României, ANAF,  Oficiul Naţional pentru Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor, ANSPDCP, CRC/CIP, ONRC, instanţe judecătoreşti, executori judecătoreşti.
• Furnizori de servicii: companii de IT, hosting și telecomunicaţii, furnizori de call‑center, firme de curierat, arhivare, marketing, consultanţă, audit, notari, avocaţi, experţi, agenţii de recuperare creanţe, bănci, procesatori de plăţi, furnizori de servicii de identificare video la distanță (respectiv Onfido GmbH), furnizori de servicii utilizate pentru îndeplinirea obligațiilor legale în materia prevenirii și combaterii spălării banilor și finanțării terorismului, inclusiv pentru screening-ul sancțiunilor internaționale și verificarea persoanelor expuse public (PEP)(respectiv IVXS UK LTD).
• Creditori sau cesionari: companiile pe care Instant Factoring le mandatează să recupereze debite sau celor cărora li se cesionează creanţele; parteneri de finanţare și fonduri de garantare.
•  Parteneri comerciali şi instituţii de garantare: companii de asigurări, companii de curierat, companii de audit si contabilitate,consultanti juridici și de business ai companiei, etc.
• Furnizori de analiză şi marketing: furnizori terți de servicii de analiză și marketing, incluzând platforme de tip cookie și analytics, soluții de marketing automatizat și gestionare a relației cu clienții (CRM), precum și furnizori de servicii de cercetare de piață, etc. 

Transferurile internaţionale sunt limitate. Datele pot fi transferate în cadrul grupului sau către furnizori externi ai Instant Factoring.

În toate cazurile, ne asigurăm că un astfel de transfer are loc în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor și numai dacă există garanții adecvate, precum:

• decizii de adecvare emise de Comisia Europeană pentru țările de destinație;
• clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, încheiate cu entitățile beneficiare;
• alte mecanisme legale de transfer recunoscute de RGPD.

Pentru comunicări video la distanță, Instant Factoring folosește serviciile Google Meet, pentru care este aplicabilă politica de confidențialitate disponibilă aici: https://policies.google.com/privacy . În cazul în care nu acceptați folosirea platformei Google Meet, este posibil să nu vă putem oferi anumite servicii, precum realizarea identificării reprezentantului legal al Aplicantului la distanță. 

Instant Factoring solicită Utilizatorilor, Aplicanților și Clienților comunicarea exclusiv prin intermediul Site-ului și a adreselor de email puse la dispoziție de Instant Factoring. Subscrisa nu este răspunzătoare pentru comunicările realizate prin alte mijloace decât cele indicate de Instant Factoring. În situația în care Utilizatorii, Aplicanții sau Clienții aleg să comunice cu Instant Factoring utilizând alte metode de comunicare decât Site-ul sau adresele de email puse la dispoziție de subscrisa, aceștia sunt pe deplin responsabili pentru revizuirea politicilor de confidențialitate care guvernează prelucrarea datelor cu caracter personal de către furnizorii acestor servicii de comunicare.

PERIOADA PENTRU CARE PĂSTRĂM DATELE

Instant Factoring păstrează Datele Persoanelor relevante și ale Utilizatorilor atât timp cât este necesar pentru analiza cererii de acordare a serviciilor și produselor Instant Factoring precum și pentru o perioadă de 12 luni de la data respingerii cererii de încheiere a unui Contract sau de la data ultimei interacțiuni cu Instant Factoring.

După expirarea unei perioade de 12 luni de la data respingerii cererii de încheiere a unui Contract sau de la data ultimei interacțiuni cu Instant Factoring, Datele vor fi păstrate în format anonimizat și vor fi accesate numai în cazul în care acest lucru este cerut pentru a îndeplini o obligație legală ce revine Instant Factoring, unei solicitări a autorităților sau ca urmare a cererii persoanei vizate.

Instant Factoring păstrează datele cu caracter personal ale Persoanelor relevante aflate în legătură cu un Client conform Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, atât timp cât este necesar pentru realizarea scopurilor pentru care au fost colectate, atât timp cât este necesar pentru a-și proteja drepturile sau atât cât este solicitat prin reglementările legale aplicabile. Dacă aceleași Date sunt prelucrate pentru mai multe scopuri, acestea vor fi păstrate pentru cea mai mare perioadă aplicabilă. Perioada maximă aplicabilă este de până la 5 ani de la data ultimei tranzacții sau de la data închiderii contului pe Site, oricare dintre date fiind cea mai recentă.

Înregistrările video, fotografiile și documentele obținute în cursul procedurii de identificare la distanță utilizând mijloace video (inclusiv harta biometrică a feței generată de furnizorul specializat) se păstrează pe o perioadă de 5 (cinci) ani calculată de la data încetării relației de afaceri cu Clientul, în conformitate cu art. 21 alin. (1) din Legea nr. 129/2019. Temeiul juridic al păstrării este obligația legală prevăzută de art. 6 alin. (1) lit. (c) coroborat cu art. 9 alin. (2) lit. (g) din GDPR. Pe durata acestui termen, retragerea acordului procedural prevăzut de Norma ADR din 11 noiembrie 2021 nu produce efectul ștergerii datelor, întrucât prelucrarea nu se întemeiază pe consimțământ, ci pe obligație legală. La expirarea termenului, datele vor fi șterse sau anonimizate în mod ireversibil, cu excepția situației în care un litigiu aflat în curs sau o solicitare expresă din partea unei autorități competente justifică, în mod documentat, prelungirea stocării.

Totodată, în cazul în care datele cu caracter personal sunt cuprinse în documentele cu relevanță contabilă incluzând, fără a se limita la, contractele de factoring, facturile cesionate, documentele justificative aferente și orice alt înscris care constituie document financiar-contabil în sensul Legii nr. 82/1991 privind contabilitatea, acestea vor fi păstrate pe o perioadă de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în conformitate cu art. 25 alin. (1) din Legea nr. 82/1991 coroborat cu prevederile Ordinului MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile. Păstrarea acestor date pe durata menționată se întemeiază pe obligația legală ce incumbă Societății în temeiul art. 6 alin. (1) lit. (c) din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), prelucrarea limitându-se exclusiv la scopul arhivării și punerii la dispoziție a documentelor în fața autorităților competente.

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE CU PRIVIRE LA DATE

În funcție de temeiurile și scopurile prelucrărilor Datelor, persoanele vizate au următoarele drepturi cu privire la Date:

a) dreptul de informare – adică dreptul de a primi în mod transparent informații despre identitatea operatorului, scopul prelucrării, temeiul legal și durata prelucrării Datelor;

b) dreptul de acces, adică dreptul de a obține din partea Instant Factoring, la cerere, o confirmare dacă se prelucrează sau nu date cu caracter personal, acces la datele respective și la informații despre prelucrare;

c) dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau completarea datelor incomplete;

d) dreptul la restricționarea prelucrării, caz în care Datele vor mai putea fi prelucrate, cu excepția stocării, numai cu consimțământul persoanei vizate sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță sau pentru protecția drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice sau din motive de interes public important. Restricționarea prelucrării poate fi solicitată în următoarele cazuri:

• până când verificam exactitatea Datelor în cazul în care a fost contestată de persoana vizată;
• prelucrarea este ilegală și persoana vizată se opune la ștergerea Datelor solicitând în schimb restricționarea acesteia;
• nu mai avem nevoie de Date în scopul prelucrării dar persoana vizată le solicită pentru constatarea, apărarea sau exercitarea unui drept în instanță;
• v-ați opus prelucrării de către noi în temeiul interesului nostru legitim, pe perioada în care verificăm dacă drepturile noastre legitime nu prevalează asupra celor ale persoanei vizate;

e)   dreptul la ștergerea Datelor („dreptul de a fi uitat”) dacă Datele au fost prelucrate ilegal sau:

• Datele nu mai sunt necesare scopurilor prelucrărilor;
• Persoana vizată și-a retras consimțământul pentru prelucrarea în temeiul acestuia și nu exista alte temeiuri legale pentru prelucrarea Datelor;
• Persoana vizată și-a exercitat dreptul de opoziție și nu exista motive legitime pentru continuarea prelucrării, care să prevaleze;

f) dreptul de portabilitate a Datelor, adică de a primi datele cu caracter personal furnizate, structurat, într-un format care poate fi citit automat, inclusiv posibilitatea ca datele să fie transferate unui alt operator, în cazurile în care prelucrarea se bazează pe consimțământul persoanei vizate sau pe un contract sau prelucrarea este efectuata prin mijloace automate.

g) dreptul de nu fi supus unei decizii luate exclusiv prin mijloace automate, inclusiv profilare, dacă aceasta produce efecte juridice asupra sau le afectează similar, într-o măsură semnificativă;

h) dreptul la opoziție privind prelucrări întemeiate pe interesul legitim al Operatorului.

i) Dreptul la opoziție privind prelucrări în scop de marketing direct.

j) Dreptul de a sesiza Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în  B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod poştal 010336 Bucureşti, România, e-mail: [email protected] (ANSPDCP) în situația în care considerați că v-au fost încălcate drepturile recunoscute de Regulament;

Vă puteți exercita aceste drepturi gratuit contactându-ne în scris la adresa strada Gara Herăstrău 2, etaj 2, biroul 212,  București, Sector 2, România sau prin email la [email protected]

APLICABILITATEA ÎN TIMP

Politica de protecție a datelor intră în vigoare la data aprobării și publicării sale de către Operator și se aplică tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor personale derulate în cadrul activităților de factoring, indiferent de momentul în care au fost colectate datele. Aceasta rămâne valabilă pe termen nedeterminat, până la înlocuirea sa cu o nouă versiune.

Orice revizuire semnificativă va fi publicată pe site-ul operatorului și, atunci când este necesar, comunicată în mod direct persoanelor vizate.

Data: 04.05.2026