Publicat pe

Ce s-a schimbat la e-Factura începând cu luna iulie. Ce amenzi riscă firmele 

Începând cu 1 iulie 2024, sistemul de facturare electronică e-Factura devine obligatoriu pentru toate tranzacțiile B2B (business-to-business) și B2G (business-to-government) din România.

Această schimbare vine ca parte a unui efort mai amplu de digitalizare și transparentizare a tranzacțiilor economice, gestionat de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF)​.

 

Ce presupune noul sistem e-Factura?

Noul sistem e-Factura, introdus în România începând cu 1 ianuarie 2022, aduce schimbări semnificative în modul de gestionare a facturilor fiscale, schimbări care începând cu 1 iulie sunt nu doar obligatorii, ci și sancționabile.

Sistemul impune utilizarea exclusivă a formatului XML pentru transmiterea și primirea facturilor, introduce termene stricte pentru transmiterea acestora și definește valabilitatea facturilor electronice. Iată detaliile principale ale acestui sistem:

  • Obligativitatea formatului XML

De la 1 iulie 2024, toate facturile trebuie transmise și primite exclusiv în format XML prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV). Facturile în formate tradiționale, precum PDF sau pe hârtie, nu mai sunt acceptate pentru înregistrarea în contabilitate și deducerea TVA-ului.

Această măsură este menită să standardizeze procesul de facturare și să asigure o mai bună monitorizare și control al tranzacțiilor economice.

  • Termenul de transmitere a facturilor

Facturile trebuie transmise către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii. Acest termen include zilele de weekend și sărbătorile legale, astfel încât firmele trebuie să fie vigilente în respectarea acestui interval pentru a evita sancțiunile.

Nerespectarea acestui termen atrage sancțiuni severe, inclusiv amenzi semnificative care variază în funcție de categoria contribuabilului.

  • Valabilitatea facturilor electronice

Doar facturile electronice validate de Ministerul Finanțelor, prin sistemul e-Factura, vor fi considerate documente originale cu efecte fiscale.

Astfel, pentru a putea deduce cheltuielile și TVA-ul, este esențial ca facturile să fie transmise și primite în format XML și să fie validate prin SPV. Aceasta asigură că toate tranzacțiile sunt înregistrate corect și transparența fiscală este menținută​.

Implementarea acestor măsuri face parte dintr-un efort mai amplu de digitalizare a administrației fiscale din România, având scopul de a reduce evaziunea fiscală și de a simplifica procesul de facturare pentru contribuabili.

Firmele trebuie să se adapteze rapid la aceste schimbări, asigurându-se că toate facturile emise și primite respectă noile reglementări pentru a evita sancțiunile și a beneficia de un sistem fiscal modern și eficient​.

 

Amenzi pentru neconformare

Începând cu 1 iulie 2024, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național RO e-Factura pentru tranzacțiile B2B constituie o contravenție, atrăgând sancțiuni specifice.

  • Contribuabilii mari, conform definiției legale, vor fi sancționați cu amenzi cuprinse între 5.000 și 10.000 lei.
  • Contribuabilii mijlocii vor primi amenzi între 2.500 și 5.000 lei.
  • Celelalte persoane juridice, precum și persoanele fizice, vor fi sancționate cu sume între 1.000 și 2.500 lei.

Pe lângă aceasta, neîndeplinirea obligației de transmitere a facturilor în sistemul național RO e-Factura de către emitent, precum și primirea și înregistrarea de către destinatari a facturilor emise de operatori economici din România, fără respectarea prevederilor articolului 10, alineatul (1) din Ordonanța de Urgență nr. 120/2021, va constitui o contravenție. Aceasta va fi sancționată cu o amendă echivalentă cu 15% din valoarea totală a facturii.

Această reglementare vizează creșterea conformității și transparenței în tranzacțiile economice, asigurând că toate facturile sunt procesate și înregistrate corespunzător în sistemul electronic.

În plus, această măsură este parte a unui efort mai amplu de digitalizare a administrației fiscale, reducând riscurile de evaziune fiscală și erori în contabilitate.

Implementarea acestor sancțiuni subliniază importanța conformării la noile reglementări privind facturarea electronică, contribuind la o mai bună monitorizare și gestionare a tranzacțiilor comerciale. Toate entitățile economice sunt, astfel, încurajate să se adapteze rapid și eficient la aceste schimbări, pentru a evita penalitățile și a beneficia de un sistem fiscal modernizat și eficient.

Prin urmare, firmele trebuie să fie vigilente și să se asigure că toate facturile sunt transmise în formatul și termenul legal prevăzut, astfel încât să respecte reglementările în vigoare și să evite sancțiunile financiare impuse.

 

Excepții și clarificări

Sistemul e-Factura include anumite excepții de la utilizarea sa obligatorie, menite să faciliteze tranzacțiile comerciale și să răspundă unor situații particulare. Aceste excepții sunt esențiale pentru a înțelege pe deplin modul de aplicare a sistemului și pentru a asigura conformitatea cu reglementările fiscale.

  • Livrările de bunuri expediate sau transportate în afara Uniunii Europene – Facturile emise pentru bunurile care sunt transportate sau expediate în afara UE de către furnizor sau de către o altă persoană în numele acestuia nu sunt obligate să fie transmise prin e-Factura.
  • Livrările intracomunitare de bunuri – Tranzacțiile de livrare de bunuri între statele membre ale UE sunt excluse de la obligativitatea utilizării e-Factura. Aceste tranzacții urmează reglementări specifice de facturare intracomunitară.
  • Facturile simplificate și cele emise către persoane fizice (cu excepția celor pentru tichete de vacanță)​.

În cazul în care sistemul național RO e-Factura devine nefuncțional timp de cel puțin 24 de ore, obligația de transmitere a facturilor se suspendă până la repunerea în funcțiune a sistemului.

Această măsură este esențială pentru a asigura continuitatea activităților comerciale și pentru a evita penalizarea contribuabililor din cauza problemelor tehnice independente de voința lor​.

 

Impactul asupra firmelor

Implementarea sistemului e-Factura poate reprezenta o provocare pentru multe firme, în special pentru cele mici și mijlocii, care trebuie să se adapteze rapid la noile cerințe tehnice și administrative. Aceste companii trebuie să investească în software adecvat și să instruiască personalul pentru a respecta noile proceduri de facturare.

Cu toate acestea, adoptarea e-Factura aduce și beneficii semnificative. Sistemul sporește transparența fiscală și reduce evaziunea fiscală, contribuind la un mediu economic mai corect și competitiv.

Astfel, pe termen lung, firmele pot beneficia de un sistem fiscal mai eficient și de o reducere a complexității administrative​

Acestea fiind zise, de la 1 iulie 2024, firmele din România trebuie să se conformeze noilor reguli privind facturarea electronică pentru a evita sancțiunile severe impuse de autoritățile fiscale.

Este esențial ca toate entitățile economice să fie pregătite și să utilizeze sistemul e-Factura pentru toate tranzacțiile B2B și B2G, asigurând astfel conformitatea și beneficiind de avantajele unui sistem de facturare modern și eficient.

 

Publicat pe

Ce este optimizarea fiscală? Ce beneficii are în cazul IMM-urilor

Optimizarea fiscală reprezintă un set de strategii și tehnici utilizate de companii pentru a-și minimiza obligațiile fiscale în mod legal. Acest concept este deosebit de relevant pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri), care se confruntă adesea cu provocări financiare și resurse limitate.

Într-un mediu de afaceri competitiv, optimizarea fiscală poate face diferența între succes și eșec.

 

Ce este optimizarea fiscală?

Optimizarea fiscală implică utilizarea unor metode legale pentru a reduce taxele și impozitele pe care o companie trebuie să le plătească. Aceste metode pot include:

  • Structurarea veniturilor și cheltuielilor: Planificarea modului în care veniturile și cheltuielile sunt raportate poate influența nivelul taxelor datorate.
  • Folosirea deducerilor fiscale: Identificarea și aplicarea tuturor deducerilor fiscale posibile pentru a reduce veniturile impozabile.
  • Utilizarea facilităților fiscale: Profitarea de stimulentele și facilitățile fiscale oferite de guvern.
  • Planificarea investițiilor: Alegerea momentului și modului de a realiza investițiile pentru a maximiza avantajele fiscale.

Este important de subliniat că optimizarea fiscală trebuie să fie făcută în conformitate cu legile fiscale. Evaziunea fiscală, pe de altă parte, este ilegală și implică ascunderea veniturilor sau prezentarea unor informații false pentru a reduce obligațiile fiscale.

Optimizarea fiscală se bazează pe interpretarea și aplicarea corectă a legilor existente pentru a reduce taxele în mod legal.

 

Beneficiile optimizării fiscale pentru IMM-uri

Pentru IMM-uri, optimizarea fiscală oferă numeroase avantaje care pot contribui semnificativ la stabilitatea și creșterea afacerii. Iată câteva dintre aceste beneficii:

  • Reducerea costurilor operaționale

Una dintre cele mai evidente avantaje ale optimizării fiscale este reducerea costurilor operaționale. Prin aplicarea unor strategii fiscale eficiente, IMM-urile pot diminua suma totală a impozitelor și taxelor plătite, eliberând astfel resurse financiare care pot fi reinvestite în afacere.

  • Creșterea profitabilității

Reducerea taxelor datorate contribuie direct la creșterea profitabilității. Banii economisiți prin optimizare fiscală pot fi utilizați pentru a dezvolta noi produse, pentru a extinde operațiunile sau pentru a îmbunătăți serviciile oferite clienților, ceea ce duce la o competitivitate crescută pe piață.

  • Planificarea financiară mai bună

Optimizarea fiscală necesită o analiză detaliată a veniturilor și cheltuielilor, ceea ce încurajează o planificare financiară mai riguroasă. Acest proces ajută IMM-urile să-și gestioneze mai eficient fluxul de numerar și să anticipeze mai bine nevoile financiare viitoare.

  • Utilizarea facilităților și stimulilor fiscali

Guvernele oferă adesea diverse stimulente fiscale pentru a încuraja anumite activități economice, cum ar fi investițiile în tehnologie sau cercetare și dezvoltare. IMM-urile care sunt la curent cu aceste oportunități și le utilizează, pot beneficia de reduceri semnificative ale taxelor.

  • Îmbunătățirea cash flow-ului

Prin reducerea obligațiilor fiscale, IMM-urile pot îmbunătăți semnificativ cash flow-ul. Acest lucru este esențial pentru menținerea operațiunilor zilnice și pentru evitarea problemelor de lichiditate. Un cash flow sănătos permite, de asemenea, IMM-urilor să profite de oportunități de investiții pe termen scurt și să reacționeze rapid la schimbările din piață.

  • Creșterea valorii companiei

Optimizarea fiscală poate contribui la creșterea valorii unei companii. O afacere cu o structură fiscală eficientă este mai atractivă pentru investitori și potențiali cumpărători, deoarece demonstrează o gestionare financiară prudentă și un potențial de profitabilitate mai mare.

  • Conformitatea cu legislația fiscală

Înțelegerea și aplicarea corectă a legilor fiscale ajută IMM-urile să rămână în conformitate cu reglementările în vigoare, evitând astfel amenzi și penalități costisitoare. Optimizarea fiscală implică menținerea unei relații strânse cu autoritățile fiscale și o documentare riguroasă a tuturor tranzacțiilor și deducerilor.

 

Tehnici de optimizare fiscală pentru IMM-uri

Există numeroase tehnici de optimizare fiscală pe care IMM-urile le pot folosi pentru a-și reduce obligațiile fiscale. Iată câteva dintre cele mai comune:

  • Deducerea cheltuielilor de afaceri

IMM-urile pot deduce o gamă largă de cheltuieli de afaceri, inclusiv costurile de operare, salariile angajaților, chiria, utilitățile și cheltuielile de marketing. Este esențial să păstreze o evidență detaliată a acestor cheltuieli și să se asigure că acestea sunt justificate și necesare pentru desfășurarea activității.

  • Amortizarea activelor

Amortizarea activelor, cum ar fi echipamentele, vehiculele și clădirile, permite IMM-urilor să-și deducă costurile acestora pe o perioadă de mai mulți ani. Există diverse metode de amortizare, iar alegerea celei mai potrivite poate influența semnificativ suma totală a deducerilor fiscale.

  • Utilizarea facilităților fiscale pentru cercetare și dezvoltare

Multe guverne oferă facilități fiscale pentru companiile care investesc în cercetare și dezvoltare (R&D). Aceste facilități pot include credite fiscale, scutiri de impozit și subvenții directe. IMM-urile care desfășoară activități de R&D ar trebui să investigheze aceste oportunități și să le aplice pentru a reduce taxele.

  • Planificarea salarială și a beneficiilor

Structurarea corectă a pachetelor salariale și a beneficiilor poate oferi avantaje fiscale semnificative atât pentru angajatori, cât și pentru angajați. De exemplu, oferirea de beneficii neimpozabile, cum ar fi asigurările de sănătate sau contribuțiile la planurile de pensii, poate reduce baza impozabilă a companiei.

  • Înființarea unei structuri de holding

În anumite jurisdicții, înființarea unei structuri de holding poate oferi avantaje fiscale. O companie holding poate gestiona activele și investițiile pentru mai multe filiale, permițând optimizarea fiscală prin consolidarea profiturilor și pierderilor la nivel de grup.

  • Transfer pricing

Pentru IMM-urile care operează la nivel internațional, transfer pricing-ul poate fi o tehnică importantă de optimizare fiscală. Aceasta implică stabilirea prețurilor pentru tranzacțiile între entitățile afiliate în așa fel încât să se minimizeze obligațiile fiscale globale. Este esențial să se respecte reglementările internaționale pentru a evita sancțiunile.

 

Riscuri și provocări ale optimizării fiscale

Deși optimizarea fiscală oferă numeroase beneficii, există și riscuri și provocări asociate acestei practici. Este esențial ca IMM-urile să fie conștiente de acestea și să adopte măsuri pentru a le gestiona:

  • Riscul de recalificare fiscală

Autoritățile fiscale pot reevalua și recalifica anumite tranzacții sau structuri fiscale dacă consideră că acestea au fost create exclusiv pentru a evita taxele. Este important ca optimizarea fiscală să fie realizată cu o justificare economică clară și să fie bine documentată.

  • Costurile de conformitate

Implementarea unor strategii complexe de optimizare fiscală poate implica costuri semnificative de conformitate, inclusiv consultanță juridică și contabilă. IMM-urile trebuie să evalueze dacă economiile fiscale obținute justifică aceste costuri.

  • Schimbările legislative

Legislația fiscală este în continuă schimbare, iar IMM-urile trebuie să fie mereu la curent cu noile reglementări și ajustări legislative. Nerespectarea acestor modificări poate duce la pierderea avantajelor fiscale și, în unele cazuri, la sancțiuni financiare.

  • Impactul reputațional

Optimizarea fiscală agresivă poate afecta negativ reputația unei companii. Clienții și partenerii de afaceri pot percepe negativ practicile fiscale care par să evite contribuția echitabilă la bugetul de stat. IMM-urile trebuie să echilibreze beneficiile fiscale cu potențialul impact asupra imaginii lor publice.

Pentru a beneficia pe deplin de optimizarea fiscală, IMM-urile ar trebui să colaboreze cu consultanți fiscali experimentați și să rămână la curent cu schimbările legislative. Astfel, pot maximiza avantajele fiscale, menținând în același timp conformitatea și integritatea în fața autorităților fiscale și a publicului larg.